Что такое аутсорсинг персонала и в чем его выгода

Что такое аутсорсинг персонала

Аутсорсинг персонала – это модель ведения бизнеса, при которой компания передает часть своих задач, функций или процессов внешнему исполнителю (аутсорсеру). Проще говоря, организация заключает договор со сторонней фирмой, которая берет на себя выполнение определенных работ силами своих сотрудников. Термин «аутсорсинг» произошел от английского выражения «outer source using», что дословно означает привлечение внешних ресурсов. В рамках кадрового аутсорсинга (иногда его называют «аутсорс») компания-заказчик не нанимает людей напрямую в свой штат, а пользуется услугой — получает необходимый результат от команды специалистов подрядчика. Аутсорсер при этом обеспечивает подбор и обучение квалифицированного персонала, организацию рабочих процессов, контроль качества и несет ответственность за исполнение обязательств по соглашению.

Современные компании прибегают к аутсорсингу персонала с целью оптимизации бизнес-процессов и сокращения издержек. Передача непрофильных или второстепенных функций внешнему исполнителю позволяет работодателю сэкономить на содержании штатных сотрудников и направить внутренние ресурсы на другие направления развития. Например, можно не держать лишних людей «про запас» и не тратить деньги на их зарплаты, налоги, соцпакеты и обучение, а привлекать работников со стороны при необходимости. В результате снижаются постоянные затраты и повышается гибкость компании. Согласно исследованиям, в Европе, Израиле и США до 95% бизнеса пользуется услугами аутсорсеров, тогда как многие российские предприниматели еще настороженно относятся к такой модели сотрудничества. Тем не менее и в России интерес к аутсорсингу постоянно растет – сегодня эту технологию применяют во всех сферах: торговле, общественном питании, строительстве, производстве и т.д., причём особенно популярно привлечение персонала для выполнения конкретных задач.

Кому подходит аутсорсинг персонала

Аутсорсинговая модель найма подходит самым разным организациям – от малого бизнеса до крупных предприятий. Ниже рассмотрим, в каких случаях использование внешнего персонала наиболее целесообразно:

• Разовые проекты и сезонные работы. Если нужны сотрудники для конкретного краткосрочного проекта либо наблюдается всплеск работ в определенный период, выгоднее взять персонал в аренду (через аутсорсера), чем нанимать людей в штат. Например, магазин устраивает предновогоднюю распродажу и ему временно требуются дополнительные продавцы и кассиры – оптимальным решением будет привлечь их со стороны на оговоренный срок. Компания-исполнитель предоставит необходимых работников и по окончании работ они вернутся к своему работодателю, не создавая избыточной численности в вашей организации. Также аутсорсинг персонала часто используется для замены временно отсутствующих сотрудников – например, для позиций работников, находящихся в декретном отпуске или на длительном больничном.
• Непрофильные функции, требующие специальной квалификации. У каждой фирмы есть процессы, которые важны для деятельности, но не относятся к ее профилю (например, бухгалтерский учет, юридическое сопровождение, ИТ-обслуживание, охрана, уборка помещений). Содержать в штате узких специалистов для каждой такой функции может быть экономически невыгодно, особенно для небольших компаний. Гораздо рациональнее передать эти задачи на аутсорсинг специализированной фирме. Так, малые предприятия часто пользуются услугами бухгалтерского и юридического аутсорсинга, чтобы не нанимать штатного бухгалтера или юриста и при этом получать профессиональное ведение бухгалтерии и своевременное выполнение требований законодательства. В то же время постоянные сотрудники могут сосредоточиться на основных бизнес-задачах, что повышает эффективность и прибыльность бизнеса.
• Оптимизация издержек и сохранение статуса малого предприятия. Для небольших фирм аутсорсинг – способ снизить расходы на персонал и избежать раздувания штата. Передавая некоторые функции внешнему подрядчику, организация может не увеличивать официальную численность сотрудников, сохраняя льготный режим налогообложения и упрощенную отчетность, положенные малому бизнесу. Например, вместо расширения отдела маркетинга компания может заключить договор с маркетинговым агентством на аутсорсинг услуг по рекламе и продвижению. Это позволит экономить бюджет (не нужно платить зарплату маркетологам, оборудовать рабочие места, платить страховые взносы и налоги за новых работников) и одновременно получить качественный сервис от экспертов отрасли.
• Крупные компании, фокус на стратегических задачах. Большие предприятия нередко тоже передают на аутсорсинг ряд второстепенных операций, чтобы сосредоточиться на стратегическом менеджменте и ключевых проектах. Например, производственная компания может полностью или частично передать непрофильные процессы внешнему исполнителю: вместо того чтобы создавать внутреннее подразделение логистики или содержать собственный автопарк, можно заключить контракт с логистическим оператором; вместо организации call-центра – доверить обработку звонков специализированному контакт-центру; вместо обслуживания ИТ-инфраструктуры своими силами – воспользоваться услугами внешнего ИТ-провайдера. Такое привлечение сторонних специалистов позволяет компании гибко масштабировать ресурсы под текущие потребности бизнеса и быстрее внедрять новые технологии. В итоге повышается скорость реакции на изменения рынка и развития компании, а постоянный штат остается компактным и управляемым.

В целом аутсорсинг персонала подходит в тех случаях, когда нужно выполнить определенные работы эффективнее и дешевле, чем если делать их собственными силами. Если есть задачи, которые сторонний подрядчик решит лучше (за счет узкой специализации и опыта) или дешевле (за счет эффекта масштаба и разделения затрат), имеет смысл рассмотреть передачу этих функций внешнему исполнителю. Главное – правильно выбрать надежного аутсорсера и установить взаимовыгодные условия сотрудничества.

Виды аутсорсинга

Аутсорсинг персонала охватывает широкий спектр функций. По сути, на аутсорс можно отдать практически любое направление, от вспомогательных бизнес-процессов до отдельных участков производства. Рассмотрим основные виды аутсорсинга персонала с примерами задач, которые передаются внешним специалистам:

• Бухгалтерский аутсорсинг. Передача функций бухгалтерии сторонней организации. Например, небольшая школа английского языка, только начавшая работу, может не иметь ресурсов содержать штатного бухгалтера или целый отдел бухгалтерии. Чтобы обеспечить ведение учета и сдачу налоговой отчетности, она делегирует бухучет сторонней фирме. Аутсорсинговая компания берет на себя обязанности по расчету зарплаты сотрудникам, начислению налогов, подготовке и сдаче отчетности в налоговые органы и фонды. В результате заказчик получает полноценное бухгалтерское обслуживание без необходимости держать бухгалтеров в штате.
• Аутсорсинг персонала. Предоставление неквалифицированных или низкоквалифицированных работников для выполнения простых задач. Например, небольшое агентство недвижимости может заключить договор с клининговой компанией, чтобы уборщица приходила убирать офис 2 раза в неделю, вместо того чтобы нанимать уборщика на постоянную ставку. Также распространена передача на аутсорсинг сотрудников охраны, курьеров, водителей, грузчиков и других рабочих специальностей. Компания-заказчик тем самым получает нужный труд без оформления этих людей в свой штат – их предоставляет подрядчик и при необходимости заменяет, контролирует их работу и выполняет все юридические обязанности работодателя.
• Технический и строительный персонал. Аутсорсинг специалистов для разовых технических, ремонтных или строительных работ. К примеру, если в магазине или офисе произошло аварийное происшествие (разбито окно, поломка оборудования), проще нанять бригаду рабочих через аутсорсинговую фирму, чем держать подобных специалистов штатными сотрудниками. В примере салона красоты: после хулиганских действий требовалось заменить витринные стекла – менеджер обратился в строительную компанию, которая выделила рабочих для ремонта. Подрядчик оперативно предоставил персонал с нужной квалификацией, выполнил работу, и на этом сотрудничество завершилось. Малому и среднему бизнесу невыгодно содержать в штате, скажем, электриков или строителей, когда их услуги требуются редко – поэтому такие конкретные задачи решаются через временное привлечение работников.
• Складской персонал. Аутсорсинг сотрудников для складской логистики: кладовщиков, комплектовщиков, грузчиков, упаковщиков и т.п. Руководитель, открывая новый склад или магазин, может сначала обратиться в аутсорсинговое агентство и получить обученных работников склада на первое время. Это легче и быстрее, чем самостоятельно найти и нанять нужное количество людей, да и экономия налицо – не нужно заниматься подбором персонала и оформлением всех документов самостоятельно. Впоследствии, по мере роста объемов, заказчик может принять решение либо сформировать собственный штат, либо продолжать пользоваться услугами аутсорсера для гибкого масштабирования числа рабочих рук.
• Временный и проектный персонал. Предоставление специалистов на ограниченный срок для реализации определенного проекта или определенных задач. Например, предприятие собирается вывести на рынок новую линейку продукции и хочет оценить риски. Вместо того чтобы держать в штате эксперта по риск-менеджменту, руководитель отдела привлекает внешнего консультанта из профильной компании на условиях разового проекта. Сотрудник проводит анализ и выдает рекомендации – фактически услуга оказана, потребность закрыта. Такой временный аутсорсинг удобен, когда требуется экспертиза или помощь, но только на период выполнения конкретной работы. После завершения проекта сотрудничество с привлеченным экспертом заканчивается.
• Аутсорсинг персонала в IT-сфере. Очень распространенный вид аутсорса – передача функций информационных технологий внешним исполнителям. Многие компании полностью делегируют обслуживание своей IT-инфраструктуры специализированным провайдерам. Пример: образовательная онлайн-платформа обратилась в ИТ-аутсорсинговую компанию, чтобы специалисты помогли внедрить систему аналитики и обеспечить бесперебойную работу сайта при пиковых нагрузках. Сторонняя организация выделила команду программистов и системных администраторов, которые настроили серверы (хостинг), разработали нужное программное обеспечение и продолжают мониторинг системы. В результате заказчик получает профессиональную IT-поддержку без необходимости содержать штат собственных работников. К IT-аутсорсингу также относятся услуги по разработке и сопровождению ПО, системное администрирование, кибербезопасность, техническая поддержка пользователей и др.
• Кадровый аутсорсинг. Это передача функций управления персоналом и кадрового делопроизводства внешней организации. Речь может идти, например, о массовом подборе персонала – компания поручает кадровому агентству найти и отобрать необходимых сотрудников, вместо того чтобы заниматься этим своими силами. Аутсорсинговая фирма (частное агентство занятости) выполняет поиск кандидатов, проверяет их, возможно, обучает и передает заказчику уже готовых работников. Также на аутсорсинг в сфере HR нередко отдают ведение кадрового учета, расчёт заработной платы, организацию тренингов и обучение персонала, оценку и аттестацию, аутплейсмент (содействие высвобождаемым сотрудникам) и т.д. Для крупной компании привлечение внешних HR-специалистов может быть выгодно, если нужно закрыть сразу большое количество вакансий или наладить кадровые процессы при реорганизации бизнеса.

Помимо перечисленных, существуют и другие виды аутсорсинга персонала – практически любое направление, где исполнителю можно четко поставить задачу и оценить результат. Например, юридические услуги (передача правового обеспечения бизнеса стороннему исполнителю), маркетинговые функции (договор с PR-агентством на ведение рекламной кампании), клининг (уборка офисов и помещений силами персонала обслуживающей компании), услуги call-центра, транспортное обслуживание, логистика и прочее. Даже отдельные этапы производственного цикла крупные корпорации выводят на аутсорс: широко известно, что компания Apple отдает производство своей продукции подрядчикам в Китае. Таким образом, границы применения кадрового аутсорсинга очень широкие – каждая организация может оценить свои потребности и найти оптимальный способ их закрыть с помощью внешнего подрядчика.

Как работает аутсорсинг персонала

Механизм работы аутсорсинга персонала можно описать так: компания-заказчик передает определенную функцию или задачу внешнему подрядчику, а тот предоставляет необходимые трудовые ресурсы и обеспечивает выполнение работы «под ключ». В этой схеме аутсорсер выступает посредником между заказчиком и персоналом, который будет выполнять задачи. Практически это реализуется следующим образом:

• Заявка и консультация. Заказчик формулирует задачу или функцию, которую хочет передать внешнему исполнителю. Например, это может быть уборка офиса, ведение бухгалтерии, разработка сайта, обслуживание оборудования, управление социальными сетями – любая бизнес-функция, которую удобнее делегировать. Важно четко определить объем работ, требования к качеству, сроки и другие параметры результата.
• Выбор аутсорсера. Компания подыскивает подходящую аутсорсинговую фирму или агентство, специализирующееся в нужной сфере. На этом этапе оцениваются репутация подрядчика, опыт работы, наличие ресурсов (базы сотрудников) необходимой квалификации, отзывы других клиентов, стоимость услуг и т.д. (Подробнее о критериях выбора – в разделе рекомендаций ниже). Если компания нашла надежного исполнителя, стороны обсуждают условия и приступают к сотрудничеству.
• Заключение договора. Между заказчиком и исполнителем подписывается официальный договор гражданско-правового характера – как правило, договор возмездного оказания услуг либо договор подряда. В этом договоре обязательно прописывается, какие именно услуги оказывает аутсорсер, в каком объеме и в какой срок они должны быть выполнены. Например: «ежедневная уборка офиса площадью X кв.м в течение 6 месяцев» или «разгрузка 10 вагонов в месяц». Определение сроков и объема работ крайне важно, чтобы сотрудничество не превращалось в бессрочное предоставление рабочей силы – иначе есть риск, что отношения переквалифицируют в трудовые, со всеми вытекающими обязанностями работодателя (оформление сотрудников, уплата налогов, отпускные, больничные и проч.). В контракте на аутсорсинг услуг не употребляются формулировки вроде «аренда персонала» или «трудовой договор» – по законодательству РФ объектом договора являются работы или услуги, а не сами люди. Правильно использовать термины «исполнитель» и «услуги/работы», а не «сотрудник» и «зарплата», чтобы договор оставался в рамках гражданско-правовых отношений.
• Выполнение работ внешним персоналом. После подписания договора аутсорсер приступает к выполнению взятых обязательств. Он сам подбирает персонал из своей базы (или нанимает новых людей) под потребности проекта, организует их выход на объект заказчика (если работа выполняется на территории клиента) либо выполняет задачу на своей стороне. При классическом аутсорсинге сотрудники, предоставленные подрядчиком, находятся под управлением и контролем именно компании-исполнителя, а не заказчика. Аутсорсинговая фирма может назначить своего руководителя группы или бригадира, который ставит задачи работникам и следит за их выполнением. Заказчик, со своей стороны, не вмешивается во внутренние процессы – его задача лишь принять результат согласно условиям договора. Такой подход отличает аутсорсинг от схемы аутстаффинга (заёмного труда), где работники хоть и наняты через стороннюю организацию, но фактически ходят под непосредственным руководством самого заказчика. При аутсорсинге же контроль качества, управление людьми, замена выбывших работников – все это находится на стороне подрядчика, что освобождает клиента от оперативного управления привлеченными людьми.
• Приемка результатов и оплата. По завершении каждого этапа или периода работы (в зависимости от условий договора) заказчик получает от исполнителя результаты: например, убранный офис, сданные регистрам отчеты, разработанный программный модуль, отгруженный товар и т.п. Если результат соответствует оговоренным требованиям качества, объемам и срокам, он принимается актом выполненных работ. После этого заказчик оплачивает услуги аутсорсера – либо по заранее фиксированной цене за весь объем, либо по договорной цене, либо исходя из фактически отработанных человеко-часов (в договоре может быть прописана почасовая оплата труда исполнителей). Таким образом, оплата привязанa к результату или объему оказанных услуг. Компания-аутсорсер, в свою очередь, выплачивает вознаграждение своим сотрудникам (зарплату или гонорар по ГПХ), самостоятельно начисляет и перечисляет все налоги и страховые взносы за них. Для заказчика взаимодействие выглядит как обычное оказание услуг: он платит по счету или акту, без необходимости заниматься оформлением кадровых документов на каждого привлеченного работника.
• Контроль и обратная связь. Несмотря на то что аутсорсер берет на себя все рабочие процессы, заказчик заинтересован получать услуги надлежащего качества. Поэтому на протяжении сотрудничества устанавливается система контроля. Часто в договор включают положения об SLA – соглашении об уровне сервиса, где прописаны конкретные показатели качества и ответственность исполнителя. Например, оговариваются сроки исполнения отдельных задач, требования к квалификации специалистов, допустимые показатели брака или ошибки, меры обеспечения конфиденциальности. Заказчик может потребовать регулярные отчеты (ежедневно, еженедельно или ежемесячно) о проделанной работе, проводить совместные встречи для обсуждения хода проекта, проверять документацию. Многие аутсорсеры предоставляют доступ к своим системам учета или проектным инструментам, чтобы клиент мог контролировать статус работ в режиме реального времени (это особенно актуально в IT-аутсорсинге). В случае выявления проблем стороны совместно ищут решения: добросовестные подрядчики обычно оперативно исправляют недостатки за свой счет, поскольку дорожат репутацией и длительными отношениями с клиентом.

Таким образом, работает аутсорсинг персонала по принципу взаимовыгодного партнерства: заказчик четко определяет, какую часть своих функций и на каких условиях передает внешнему исполнителю, а аутсорсер выполняет эти функции, привлекая нужных людей и технологии. При грамотно выстроенном взаимодействии компания-заказчик получает требуемый результат (услугу) с гарантированным уровнем качества, экономя при этом время и ресурсы. А подрядчик зарабатывает на оказании услуг, эффективно организуя труд привлеченных работников. Далее рассмотрим, какие преимущества и риски несет в себе такая схема.

Плюсы и минусы аутсорсинга персонала

Как и у любой бизнес-модели, у аутсорсинга персонала есть свои преимущества и недостатки. Они касаются как компаний-работодателей, так и самих работников, задействованных по схеме внешнего найма. Разберем основные плюсы и минусы кадрового аутсорсинга с обеих сторон.

Преимущества аутсорсинга персонала

Преимущества для компаний

• Снижение затрат на персонал. Аутсорсинг позволяет компании экономить на содержании постоянного штата сотрудников: не нужно платить зарплату и налоги людям, чьи услуги требуются только время от времени, или создавать новые рабочие места с полным социальным пакетом. Вы платите только за выполненную работу. За счет этого уменьшаются прямые затраты (оклады, страховые взносы, оборудование рабочих мест) и косвенные (расходы на управление, кадровый учет, обучение и т.д.). По оценкам, использование аутсорсинга может значительно сократить расходы компании – например, бухгалтерский учет на аутсорсе обходится дешевле, чем содержание отдела бухгалтерии, примерно на 30-50%.
• Экономия времени и управленческих ресурсов. Передача функций на сторону освобождает время руководства и внутренних сотрудников. Компания избавляется от нужды проводить поиск и подбор персонала, организовывать обучение новых работников, заниматься делопроизводством (оформлением отпусков, больничных, кадровых приказов) – всем этим занимается сторонняя организация. Менеджмент может сконцентрироваться на стратегических задачах, не отвлекаясь на рутину. Кроме того, выполнение определенных процессов переходит под ответственность подрядчика, и вам не нужно постоянно контролировать каждую операцию – достаточно отслеживать ключевые показатели и получать отчеты.
• Доступ к узкоспециализированным квалификациям. С услугами аутсорсера, компания получает в свое распоряжение команду опытных сотрудников, которые выполняют задачи профессионально и качественно. Аутсорсинговые фирмы обычно имеют узкую специализацию (например, бухгалтерский консалтинг, IT-аутсорс, логистический оператор) и накапливают лучший опыт в своей сфере. Это значит, что ваши задачи будут решать эксперты с высокой квалификацией, использующие современные технологии и инструменты. В одиночку содержать таких профильных профессионалов было бы дорого или просто невозможно. Как говорил Генри Форд: «Если есть что-то, что мы не умеем делать лучше и дешевле, чем конкуренты, нет смысла делать это самим – эту работу нужно передать тем, кто выполнит ее с лучшим результатом». Аутсорсинг как раз позволяет так поступить.
• Гибкость и масштабируемость бизнеса. Используя внешние ресурсы при необходимости, компания становится более гибкой в условиях меняющегося рынка. Вы можете быстро нарастить человеческие ресурсы под новый проект или, наоборот, сократить их после завершения работ, не сталкиваясь с процедурой найма или увольнения штатных сотрудников. Это особенно полезно в ситуациях сезонных колебаний спроса или при реализации разовых контрактов. Высвобождение внутренних сил и времени также дает возможность оперативно запускать новые направления, экспериментировать с инновациями, не отвлекая людей от основной работы. В итоге бизнес быстрее реагирует на изменения и выигрывает в конкурентоспособности за счет отсутствия лишних бюрократических препятствий.
• Минимизация юридических рисков и ответственности в сфере труда. При классическом аутсорсинге персонала роль официального работодателя выполняет компания-аутсорсер. На ней лежит обязанность соблюдать трудовое законодательство в отношении привлеченных работников: заключать с ними трудовые договоры или гражданско-правовые соглашения, выплачивать вовремя заработную плату, платить налоги и страховые взносы, предоставлять отпуск, обеспечивать безопасность труда и т.д. Таким образом, заказчик избавляется от значительной части правовых рисков, связанных с кадрами. Например, если сотрудник заболеет или нарушит дисциплину, эти вопросы решает его прямой наниматель (аутсорсер). Если контролирующие органы выявят нарушения в оформлении трудовых отношений, ответственность понесет опять же работодатель – фирма-исполнитель. Конечно, полностью снять с себя риски не удастся (нужно тщательно выбирать надежных партнеров и правильно выстраивать договорные отношения), но договор с аутсорсером обычно включает положения о материальной ответственности исполнителя за качество и сроки работ, о конфиденциальности, о штрафных санкциях за нарушение условий. Это важно: юридически правильно составленный контракт во многом сводит риски к минимуму, защищая интересы обеих сторон.

Преимущества для сотрудника

• Возможность дополнительного заработка. Для многих работников участие в аутсорсинговых проектах – способ повысить свой доход. Например, специалист-фрилансер может сотрудничать сразу с несколькими аутсорсинговыми компаниями и получать заказы от разных клиентов. Даже для постоянных сотрудников аутсорсера часто существует система бонусов за успешно выполненные проекты. Таким образом, квалифицированный профессионал имеет шанс зарабатывать больше, чем на штатной позиции в одной организации.
• Получение разнообразного опыта. Работая через аутсорсинговую компанию, сотрудник может пройти проекты в нескольких фирмах, в разных отраслях, с различными задачами. Это быстрее расширяет кругозор и навыки, чем длительная работа в одной организации. Например, IT-специалист может за год поучаствовать в 3-4 разных проектах, познакомиться с новыми технологиями, что повышает его квалификацию и ценность на рынке труда. За короткое время человек приобретает опыт, сопоставимый с многолетней работой в штате крупной компании.
• Гибкий график и формат работы. В аутсорсинговых проектах нередко практикуются гибкие условия занятости. Некоторые задания могут выполняться удаленно, по свободному расписанию, либо на условиях частичной занятости. Это дает сотруднику больше свободы – он может совмещать несколько проектов или выбирать удобное время. Особенно это касается высококвалифицированных кадров, которых подрядчики привлекают под конкретные задачи (консультанты, разработчики, дизайнеры и т.д.). Кроме того, завершив один проект, специалист может взять паузу или, наоборот, тут же приступить к следующему, по своему желанию. Такая вариативность режима труда бывает привлекательна для ценителей гибкости в работе.
• Шанс поработать в крупных компаниях. Для молодых специалистов или рабочих без большого стажа аутсорсинг – возможность попасть на объекты крупных клиентов и проявить себя. Зачастую аутсорсинговые фирмы предоставляют персонал таким гигантам рынка, куда напрямую устроиться сложно. Работник, будучи формально в штате агентства, все же находится внутри процесса солидной компании, перенимает ее культуру, заводит полезные знакомства. В дальнейшем это может помочь в карьере. Даже если аутсорсер не оставляет сотрудника постоянно на одном объекте, опыт работы в известных фирмах будет значимым пунктом в резюме.
• Обучение и повышение квалификации. Крупные аутсорсинговые провайдеры заинтересованы в развитии своих кадров, поскольку качество услуг напрямую зависит от компетенции персонала. Поэтому они нередко проводят внутреннее обучение, тренинги, аттестации. Сотрудник получает доступ к программам повышения квалификации (например, курсы новых технологий, семинары по изменению законодательства для бухгалтеров, охраны труда и пр.), которые организует работодатель-аутсорсер. В итоге специалист постоянно растет профессионально, что выгодно и ему, и компании-подрядчику, и заказчикам, получающим услуги более высокого качества.

Недостатки аутсорсинга персонала

Недостатки для компаний

• Необходимость адаптации и налаживания взаимодействия. Внедрение аутсорсинга требует перестройки внутренних процессов компании-заказчика. Нужно назначить ответственное лицо, которое будет контактировать с внешним исполнителем, выстроить систему коммуникации и контроля. Иногда на первых порах происходит некоторое снижение эффективности из-за того, что внешние люди не сразу вникают во внутренние особенности организации. Структуре фирмы приходится адаптироваться к работе с подрядчиком: например, предоставлять ему доступ к объектам, информации, налаживать обмен данными. Если это не учесть, возможны сбои. Этот недостаток обычно временный – по мере притирки процессы оптимизируются, но требование приложить управленческие усилия на старте проекта остается.
• Потеря прямого контроля над персоналом. Передавая часть функций на сторону, руководитель лишается возможности влиять на исполнителей так, как на собственных сотрудников. Ведь формально эти люди подчиняются не ему, а своему аутсорсеру. В результате могут возникать ситуации, когда работа идет не совсем так, как ожидал заказчик, а скорректировать сразу сложно. Например, подрядчик может по-своему расставлять приоритеты между проектами разных клиентов, и ваш проект может ждать своей очереди. Или конкретный специалист вас не устраивает, но вы не можете его уволить – нужно обращаться к руководству аутсорсера с просьбой заменить работника. Такая опосредованность усложняет управление и коммуникацию. Для решения этой проблемы важно на этапе заключения договора очень четко прописать требования к результатам, сроки, порядок взаимодействия, а в ходе работы поддерживать постоянную связь с исполнителем (проводить встречи, получать отчеты), чтобы быть в курсе прогресса.
• Риск снижения качества и ошибки исполнителя. Сторонняя организация может выполнить услугу некачественно, что повлечет убытки для заказчика. К сожалению, не каждый аутсорсер одинаково добросовестно относится к работе. Возможны ошибки или брак в результате недостаточной квалификации персонала подрядчика или банальной халатности. Например, бухгалтерская фирма-аутсорсер неправильно рассчитала налоги – клиент получит штрафы от налоговой инспекции; или подрядчик задержал выполнение заказа, сорвав ваши сроки перед конечным заказчиком. Подобные проблемы возникают и с собственными работниками, но когда речь про внешнего исполнителя, реагировать сложнее: у него может не оказаться необходимых резервов быстро исправить ситуацию. Частично этот риск снижается тщательным выбором надежного партнера и прописыванием в договоре штрафных санкций за несоблюдение условий.
• Риск утечки конфиденциальной информации. Передавая процессы на аутсорс, компания часто открывает внешним людям доступ к своим внутренним данным: коммерческой тайне, базам клиентов, технологиям. Если аутсорсер окажется недобросовестным, существует угроза утраты конфиденциальности. Известен пример: банк привлек сторонних программистов повысить безопасность хранения данных, а в итоге нечестная компания-аутсорсер скопировала клиентскую базу банка и продала ее конкурентам. Это привело к оттоку клиентов и удару по репутации банка. Чтобы минимизировать подобные риски, необходимо выбирать партнеров с хорошими отзывами и безупречной репутацией, заключать соглашения о неразглашении (NDA) и контролировать соблюдение требований безопасности. Тем не менее риск утечки данных в аутсорсинге выше, чем при выполнении всего собственными силами.
• Сложности с выбором исполнителя. Рынок аутсорсинга сегодня развит, и предложений от разных фирм очень много. Для заказчика это означает, что найти действительно лучшего подрядчика – задача непростая. Приходится тратить время на изучение рынка, сравнение условий, встречаться с представителями разных компаний. Ошибка при выборе может дорого обойтись: если заключить договор с организацией, которая демпингует ценой, но не имеет достаточного опыта или ресурсов, есть риск столкнуться с некачественным сервисом, срывом сроков, проблемами вплоть до исчезновения недобросовестного исполнителя с авансом. Поэтому процесс отбора аутсорсера требует тщательного подхода (о критериях выбора мы поговорим ниже). Этот недостаток – обратная сторона широкого выбора: среди разных провайдеров надо найти того самого надежного. Зато потом сотрудничество с правильным партнером обычно длится несколько лет и приносит только плюсы.

Недостатки для наемного работника

• Нестабильность и неопределенность занятости. Работа через аутсорсинг зачастую носит проектный или временный характер. Сотрудник может быть задействован, пока есть договор между аутсорсером и заказчиком. Если заказчик решает не продлевать контракт, работник может остаться без проекта. Формально он остается в штате аутсорсинговой компании, но та должна найти ему новое задание, либо наступит простой. Гарантии постоянной занятости ниже, чем при прямом трудоустройстве на долгое время. Особенно уязвима ситуация у тех, кто работает по гражданско-правовым договорам: проект закончился – договор расторгли. Безусловно, крупные аутсорсеры стараются переключать персонал с одного клиента на другого, но полностью исключить периоды вынужденного простаивания сложно.
• Меньшая защищенность трудовых прав. Несмотря на юридическое оформление (в большинстве случаев работников оформляют по трудовому договору в агентстве либо привлекают как самозанятых/ИП), на практике у аутсорсингового персонала ниже уверенность в социальной защищенности. Например, трудящимся через частные агентства нередко не оплачивают сверхурочные часы по тем же ставкам, что штатным, могут возникать задержки выплат при спорах между аутсорсером и заказчиком. Да и сам формат «предоставления труда» исторически воспринимается настороженно – не случайно закон ограничивает максимальный срок аутстаффинга 9 месяцами, пытаясь защитить людей от фактического заемного труда без гарантий. Если агентство вдруг потеряет лицензию или обанкротится, работники рискуют остаться ни с чем. В целом степень защищенности и стабильности для них ниже, чем у постоянных сотрудников компании-заказчика.
• Возможное ухудшение условий труда. Аутсорсинговые работники иногда жалуются, что их условия на объекте заказчика хуже, чем у штата этой компании. Их могут не пускать в корпоративную столовую, не предоставлять транспорт или другие льготы, которыми пользуются свои. Они как бы находятся «вне коллектива». У подрядчиков с узкой специализацией (особенно в сегменте низкоквалифицированного труда) уровень соблюдения норм труда бывает ниже: экономят на спецодежде, нарушают график рабочего времени и т.п. Конечно, это не правило, многое зависит от порядочности аутсорсера и требовательности заказчика. Но риск того, что условия труда окажутся менее комфортными, существует. Работнику важно выбирать для трудоустройства крупные агентства с хорошей репутацией, которые ценят своих сотрудников.
• Отсутствие карьерных перспектив в компании-заказчике. Когда человек работает на аутсорсе, он фактически не является частью организации, где выполняет задачи. Даже если он постоянно находится на территории заказчика, формально он – сотрудник другой фирмы. Это значит, что его шансы продвинуться по карьерной лестнице именно в компании-заказчике обычно минимальны. Его могут обучать правилам и технологиям, но рассматривать на повышение не будут, предпочтя кого-то из внутреннего штата. Конечно, есть случаи, когда успешных аутсорсинговых работников переманивают на работу напрямую – но это скорее исключение (к тому же, часто в контракте между заказчиком и аутсорсером бывают запреты на прямой найм этих людей в обход агентства). Таким образом, с точки зрения долгосрочной карьеры для работника аутсорсинговая модель – тупиковая, ему придется строить свой рост либо внутри компании-аутсорсера (стать, например, бригадиром, менеджером проекта), либо переходить в другие организации.

Вывод: преимуществ у аутсорсинга персонала довольно много – он дает компаниям возможность сэкономить ресурсы и повысить эффективность бизнеса, а работникам – гибкость и опыт. Однако и минусы значительны, особенно связанные с контролем, рисками качества и социальной защищенностью. Поэтому каждый случай внедрения аутсорсинга требует взвешенного подхода, учета возможных рисков и их минимизации. В следующем разделе разберем отличия аутсорсинга от родственного ему явления – аутстаффинга, чтобы правильно понимать, какой вариант нужен вашей организации.

В чем разница между аутстаффингом и аутсорсингом

Термины «аутсорсинг» и «аутстаффинг» (заемный труд) нередко путают, хотя это разные понятия. Главное различие заключается в том, как строятся отношения с предоставляемым персоналом и кто управляет его работой.

• Аутсорсинг персонала – это передача определенных функций или бизнес-процессов сторонней организации, которая самостоятельно выполняет эти функции и оказывает услугу заказчику. Работники при этом остаются в штате компании-исполнителя и находятся под ее полным контролем и управлением. То есть внешняя фирма отвечает за выполнение и качество результата, а заказчик просто получает услугу согласно договору. Пример аутсорсинга: предприятие заключило контракт на бухгалтерское обслуживание – специалисты аутсорсинговой компании ведут бухгалтерию удаленно, предоставляя отчеты и закрывая закрывающие документы; либо производитель косметики делегировал маркетинг и логистику внешнему подрядчику и ожидает от него решения этих вопросов «под ключ». В процессе аутсорсинга заказчик, по сути, не взаимодействует с отдельными сотрудниками исполнителя – только с управленцами проекта или через отчеты.
• Аутстаффинг – это «аренда персонала», при которой компания-исполнитель на определенный срок передает своих работников в распоряжение компании-заказчика. Эти сотрудники физически работают на территории и в интересах заказчика, включены во внутренние процессы и подчиняются непосредственным руководителям на месте, однако формально они числятся в другом юридическом лице (в агентстве) и с заказчиком трудовых договоров не имеют. Проще говоря, персонал как бы выведен за штат заказчика, но фактически выполняет его распоряжения. Пример аутстаффинга: торговая сеть через агентство привлекла дополнительный персонал (продавцов, кассиров) на период распродаж – эти работники ходят на работу в магазин, выполняют обязанности как обычные штатные продавцы, но зарплату и трудовые гарантии получают от агентства. После окончания оговоренного срока они покидают компанию-заказчика. По сути, при аутстаффинге фирме нужна рабочая сила, и она берет людей «в аренду», а при аутсорсинге нужна услуга, и она отдает функцию на сторону.

С точки зрения закона в России различия еще более принципиальные. Аутсорсинг регулируется нормами гражданского законодательства (Гражданского кодекса РФ) как оказание услуг или выполнение работ. А аутстаффинг затрагивает трудовые отношения и потому находится под регулированием Трудового кодекса. В 2016 году в ТК РФ введена специальная глава 53.1, фактически запрещающая заемный труд в прежнем виде. Теперь компании не могут свободно «предоставлять персонал» друг другу: такая деятельность разрешена лишь аккредитованным частным агентствам занятости и некоторым аффилированным организациям, перечисленным в законе. Договоры, прямо называющие предметом «аренду персонала» или «аутстаффинг», под запретом. Вместо этого введено понятие «деятельность по предоставлению труда персонала» – так официально именуется аутстаффинг, разрешенный при соблюдении определенных условий (аккредитация агентства, уставный капитал не менее 1 млн руб., гарантия уплаты налогов и т.д.). Таким образом, компания-заказчик не может просто взять и заключить договор, скажем, с ООО «Ромашка» на «предоставление 10 грузчиков на склад» – закон этого не допускает. Она может привлечь работников только через аккредитованное агентство, которое оформит с ними трудовые отношения и направит в ее адрес.

При аутсорсинге законодательство более гибкое. Гражданский кодекс (ст. 421) устанавливает свободу договора – юридические лица вправе заключать любые не противоречащие закону соглашения. Поэтому, чтобы, например, отдать бухгалтерию на аутсорсинг, достаточно заключить с исполнителем договор возмездного оказания услуг или договор подряда. Ограничений по срокам такого договора нет (в отличие от аутстаффинга, где максимальный срок 9 месяцев), поскольку формально предмет – не люди, а услуги. Главное – не использовать в тексте запрещенные термины вроде «аренда персонала». Таким образом, юридическая разница сводится к тому, что при аутсорсинге вы покупаете услугу у другой фирмы, а при аутстаффинге – берете чужих работников временно себе.

Аутсорсинг или аутстаффинг: что выбрать

Выбор между аутсорсингом и аутстаффингом зависит от задач вашего бизнеса и того, какого результата вы хотите достичь. Обобщенно можно сказать так: аутстаффинг подходит, когда вам нужны люди для выполнения работы под вашим управлением, а аутсорсинг – когда вам нужен результат работы, без необходимости руководить процессом.

Рекомендуем исходить из следующих критериев:

• Если нужно разово или временно увеличить штат рабочих рук – лучше выбрать аутстаффинг. Например, в случаях всплеска заказов, сезонных работ, необходимости заменить нескольких отсутствующих сотрудников. Аутстаффинг выручает, когда не хватает трудовых ресурсов на месте, но вы знаете, как организовать их работу своими силами. Вы получаете людей, которые вливаются в ваш коллектив на время проекта. Этот вариант дает больше контроля над исполнением ежедневных задач, так как привлеченные сотрудники выполняют указания ваших менеджеров. Он также удобен, если важно соблюдение ваших внутренних правил и технологий в точности, ведь люди будут работать бок о бок с основным персоналом.
• Если нужно решить задачу целиком на стороне – выбирайте аутсорсинг. Например, вам нужна регулярно уборка офиса, ведение бухгалтерии, техническая поддержка пользователей, разработка дизайна – все это логично передать на аутсорс специализированной компании. Вы освобождаетесь от руководства этими людьми, трат и хлопот по их содержанию, и платите по факту за оказанные услуги. Аутсорсинг хорош для более долгосрочных, постоянных функций или для направлений, где требуются узкие знания и где результат объективно можно описать в договоре. В этом случае внешний исполнитель сам решает, как и кем выполнять работу, а вы контролируете по контрольным точкам и получаете результат. Это избавляет от нужды компетентно разбираться во всех деталях процесса – вы доверяете эту головную боль подрядчику.
• Обратите внимание на вопрос ответственности и риска. При аутстаффинге, хотя формально работодатель – агентство, ежедневная ответственность за технику безопасности, качество труда на вашем участке фактически ложится на вас, ведь люди работают под вашим началом. При аутсорсинге же всю ответственность за организацию процесса несет подрядчик, он гарантирует результат и часто страхует свою деятельность. Если вы хотите снять с себя максимум риска – лучше полностью отдавать функцию на аутсорсинг, с четким SLA и договорными гарантиями.
• Стоимость. Однозначно сказать, что дешевле, сложно. Бывает, что аутстаффинг выгоднее, например, когда вам нужны рабочие на полный день и долго: вы платите только агентству комиссию сверху к зарплате, и этот процент может быть небольшим. Аутсорсинг же часто стоит больше в расчете на одну и ту же работу, потому что в цену услуги подрядчик закладывает все накладные расходы и свою прибыль. С другой стороны, на аутсорсе меньше скрытых трат (обучение, простои, брак), то есть экономический эффект проявляется косвенно. В общем, если важнейший критерий – минимальная цена при приемлемом качестве, и вы готовы самостоятельно управлять людьми, можно рассмотреть аутстаффинг. Если же для вас ценнее свое время и гарантированный уровень сервиса, разумно заплатить больше, но получить решение на условиях аутсорсинга.

Подведем итог: аутсорсинг и аутстаффинг – не взаимоисключающие, а дополняющие инструменты. В одних ситуациях стоит арендовать персонал, в других – поручить задачу на сторону. Крупные компании порой используют обе схемы: скажем, подрядчиков-аутсорсеров для клининга, ИТ и охраны, и одновременно берут аутстафферов для быстрого заполнения вакансий на складе или в сезон. Главное – четко определить, где нужна полная внешняя услуга, а где – просто дополнительные руки под вашим контролем. И, конечно, соблюдать требования законодательства: пользоваться услугами только легальных кадровых агентств, правильно оформлять договоры, не пытаться обойти закон, маскируя трудовые отношения под гражданско-правовые – это чревато серьезными проблемами. Если делать все правильно, вы получите от обоих инструментов максимальную пользу.

Рекомендации по кадровому аутсорсингу

Если вы решили внедрить кадровый аутсорсинг в своем бизнесе, важно сделать это правильно. Вот несколько рекомендаций и практических советов, которые помогут извлечь максимум выгоды и избежать распространенных ошибок.

В каких случаях можно взять персонал «в аренду»

Мы уже частично рассмотрели, кому подходит аутсорсинг персонала. Обобщим признаки ситуаций, когда имеет смысл брать работников в аренду через внешнее агентство:

• Непостоянный объем работ. Когда нагрузка носит нестабильный, переменный характер – сезонность, проектный бизнес, периодические пики. Нет смысла держать людей без дела в спокойные периоды и платить им полный оклад. Проще привлекать временный персонал на аутсорсе в моменты пикового объема работ. Как только объем снижается, контракт завершается – никаких обязательств.
• Проекты с четко ограниченным сроком. Например, строительный подряд, организция мероприятия, аудиторская проверка, инвентаризация на складе, монтаж оборудования – любая разовая задача, после выполнения которой потребность в людях отпадает. Тут схема аутстаффинга или временного аутсорсинга идеальна. Вы сразу прописываете срок (месяц, три месяца) или этап, и по его истечении сотрудники возвращаются к своему работодателю. Ваша компания получает результат и не утяжеляется постоянными единицами.
• Заполнение вакансий на время отсутствия штатных работников. Очень удобная опция аутстаффинга – покрыть временные отсутствия. Если ценного специалиста нет несколько месяцев (декрет, отпуск по уходу за ребенком, длительный больничный), а работа должна выполняться – можно через кадровое агентство пригласить специалиста на подмену. Он будет выполнять обязанности, пока ваш сотрудник отсутствует, а затем покинет место. Это лучше, чем распределять нагрузку на коллег или нанимать постоянного работника с последующим сокращением.
• Запуск нового направления, пилотные проекты. Когда компания пробует новое дело (например, новый проект в IT или запускает e-commerce отдел), имеет смысл часть функций на старте отдать на аутсорсинг. Это позволит сначала оценить целесообразность направления без найма собственной команды. Если проект окажется успешным и станет постоянным, вы можете принять решение сформировать внутренний отдел. Если нет – просто прекратите аутсорсинговый договор, избежав обязательств по содержанию ненужного подразделения.
• Отсутствие экспертизы внутри компании. Встречаются ситуации, когда задача разово требует знаний, которых нет у текущих штатных сотрудников, и обучать их долго или нерационально. Например, внедрение нового программного обеспечения, сертификация по международным стандартам, разовая маркетинговая кампания в незнакомой нише. Можно, конечно, нанять штатного эксперта, но что делать с ним после выполнения? Гораздо выгоднее обратиться к консалтинговой или аутсорсинговой фирме, которая предоставит вам нужного эксперта на проект. Вы получите помощь специалиста именно тогда, когда это нужно, и не будете ломать голову над его загрузкой в будущем.
• Желание сократить затраты и численность штата. Если ваша компания ищет резервы для оптимизации бюджета, кадровый аутсорсинг – один из эффективных инструментов. Вы можете проанализировать, какие функции поддерживают бизнес, но стоят больше в содержании (в пересчете на постоянные издержки). Часто это вспомогательные службы: бухгалтерия, ИТ, техническая поддержка, управление персоналом, хозяйственное обслуживание. Посчитайте, сколько денег уходит на содержание этих отделов, и сравните с предложениями аутсорсеров. Не исключено, что вы сможете снизить расходы на 20-30%, передав функцию внешнему подрядчику. При этом ваши штатные сотрудники останутся заниматься тем, что приносит компании основную прибыль. Экономия ресурсов и фокус на ключевых компетенциях – две главные причины обратиться к аутсорсингу.

Подводя итог, брать персонал в аренду имеет смысл там, где наблюдается непостоянность, нерегулярность, сложность или дороговизна в обеспечении функции своими силами. Если же у вас стабильный процесс, критичный для бизнеса, и вы отлично справляетесь с ним собственными людьми – аутсорсинг не обязателен. Всегда следует сравнить альтернативы: что выгоднее и удобнее именно для вашей ситуации.

Критерии и рекомендации по выбору компании-аутсорсера

От правильного выбора компании-аутсорсера напрямую зависит успех вашего кадрового аутсорсинга. На рынке много предложений, и важно найти надежного партнера, которому можно доверить часть своего бизнеса. При выборе обращайте внимание на следующие критерии:

• Репутация и опыт. Изучите, какое положение компания занимает на рынке. Сколько лет работает, есть ли отзывы клиентов, известные партнеры, упоминания в профессиональных рейтингах. Надежный аутсорсер обычно имеет солидный список действующих клиентов и может предоставить примеры успешно выполненных проектов, особенно в вашей отрасли. Не стесняйтесь запросить рекомендации или кейсы. Если фирма специализируется на предоставлении персонала, важно узнать, с какими компаниями она сотрудничала (например, крупные ритейлеры, банки, производства) – это показатель ее уровня.
• Надежность и законопослушность. Проверьте юридические аспекты: регистрационные данные, наличие действующей аккредитации (для частных агентств занятости – обязательно!), свидетельства о постановке на учет в налоговой. Выясните, не было ли у компании судебных разбирательств, связанных с неисполнением обязательств, долгов по зарплате, претензий от налоговых органов. Надежный партнер ведет дела прозрачно, вовремя платит налоги и следует законодательству. Кстати, сразу уточните, оформляет ли аутсорсер работников официально, платит ли за них страховые взносы – «серая» схема с экономией на налогах может обернуться проблемами и для вас как заказчика (например, совместная ответственность по выплате).
• Квалификация персонала и качество услуг. Узнайте, каких специалистов и с каким уровнем подготовки готов предоставить подрядчик. Есть ли у него собственный кадровый резерв нужных профессий, как происходит отбор работников. Добросовестная компания охотно расскажет о системе подбора: например, наличие собственной базы резюме, процедуры собеседований, проверок, обучения. Вы можете запросить информацию об образовании и опыте тех сотрудников, которых планируют привлечь к вашему проекту. Многие серьезные аутсорсеры имеют сертифицированных специалистов (бухгалтеров с аттестатами, инженеров с допусками). Также оцените сам уровень менеджмента: как быстро отвечают на запрос, насколько профессионально общаются, готовы ли обсуждать индивидуальные условия. Все это признаки качества сервиса.
• Гибкость и масштабируемость. Важный критерий – способен ли аутсорсер подстроиться под ваши потребности, которые могут меняться. Например, если через полгода вам понадобится вдвое больше людей или, наоборот, нужно будет быстро сократить их количество – сможет ли партнер это обеспечить? Хорошая компания имеет достаточные ресурсы (штат или пул резервных работников), чтобы оперативно нарастить команду, а также проработанные процессы замены и ротации персонала. Индивидуальный подход тоже ценится: обсудите, готов ли исполнитель учитывать особенности вашего бизнеса, а не работать по шаблону. Если в вашей задаче есть специфика, убедитесь, что исполнитель понимает ее и не навязывает универсальные решения.
• Экономическая эффективность. Сравните коммерческие предложения нескольких аутсорсеров. Обратите внимание не только на итоговую цену, но и на то, что включено в эту цену. Кто-то предлагает низкую ставку, но за счет минимального набора услуг (без инструмента, без материалов, без каких-то опций), а кто-то сразу включает все. Просчитайте, где реальная выгода. Не всегда стоит гнаться за самым дешевым вариантом – важнее соотношение «цена/качество». Но и переплачивать за бренд нет смысла. Ищите оптимальный баланс. Полезно попросить у кандидатов расчеты ожидаемой экономии или эффективности для вашей задачи – добросовестные компании обычно готовы обосновать, какую пользу вы получите.
• Уровень сервисного обслуживания и коммуникации. Узнайте, как будет строиться взаимодействие с вами как с клиентом. Назначают ли персонального менеджера проекта, есть ли круглосуточная поддержка (если актуально), какова скорость реакции на запросы или внештатные ситуации. Хороший аутсорсер обычно обеспечивает поддержку 24/7, если работа непрерывная, или по крайней мере быструю связь в оговоренные часы. Пропишите в договоре требования к коммуникации: например, ответ на электронное письмо – в течение X часов, срочный выезд замены – в течение Y часов. Также уточните, как фирма мониторит качество со своей стороны: есть ли внутренние аудиторы, супервайзеры, регулярные опросы клиентов. Наличие системы контроля качества (внутренние проверки, ответственные лица) – плюс в копилку исполнителя.
• Соблюдение конфиденциальности и безопасности. Если работы связаны с доступом к чувствительной информации (финансы, клиентские базы, технологии), убедитесь, что подрядчик готов подписать соглашение о неразглашении (NDA) и соблюдать все меры по защите данных. В договоре обязательно должны быть пункты об ответственности за разглашение конфиденциальной информации. Выясните, какие меры безопасности применяет компания: например, проводят ли инструктаж по информационной безопасности с сотрудниками, какие технические средства защиты используются. Это может показаться излишним, но лучше быть уверенным заранее, чем потом бороться с последствиями утечки данных.

Итак, выбирая аутсорсера, тщательно собирайте информацию, общайтесь лично, проверяйте документы. Не лишним будет запросить у потенциального партнера копию лицензии (аккредитации) частного агентства занятости, если речь об аутстаффинге, и образец договора. Хорошая компания сразу предложит вам оптимальные условия и продемонстрирует открытость. Помните: заключение долгосрочного контракта возможно только после достижения полного взаимопонимания. Если что-то смущает – ищите дальше.

Как контролировать аутсорсера

После того как вы доверили часть функций внешнему подрядчику, важно наладить контроль его работы. Вот несколько рекомендаций, как грамотно следить за исполнением обязательств аутсорсером, не превращая сотрудничество в головную боль:

• Зафиксируйте показатели качества в договоре (SLA). На этапе заключения контракта пропишите измеримые требования к результату. Этот документ (Service Level Agreement) станет основой контроля. Укажите ключевые показатели (KPI): сроки выполнения отдельных операций, допустимое время реакции на запросы, показатели эффективности (например, процент ошибок или возвратов), объем ежедневной работы, отчетность (периодичность и форма). Каждый пункт должен иметь количественное значение, чтобы можно было объективно проверить, выполняется ли договоренность.
• Назначьте ответственное лицо с вашей стороны. Чтобы отслеживать ход работ, у заказчика должен быть координатор или куратор взаимодействия с аутсорсером. Этот сотрудник будет точкой связи для менеджера проекта со стороны подрядчика. Задача вашего куратора – контролировать процесс: получать отчеты, при необходимости присутствовать при выполнении, принимать результаты, фиксировать отклонения. Он же ведет всю переписку и хранит документы. Наличие ответственного улучшает коммуникацию и исключает ситуацию, когда «все все пустили на самотек».
• Регулярно требуйте отчеты и проводите встречи. Не ограничивайтесь финальным актом: для долгосрочных проектов полезно получать промежуточные отчеты (ежедневные сводки, еженедельные отчеты о проделанной работе и т.д.). Это позволит заметить возможные проблемы на ранней стадии. Например, в бухгалтерском аутсорсинге можно договориться о ежемесячных отчетах о закрытии периода. Также планируйте регулярные встречи или звонки с командой исполнителя – обсудить статус, задать вопросы, скорректировать задачи. Живое общение помогает держать руку на пульсе и выстраивать доверие.
• Используйте современные инструменты контроля. В некоторых сферах (ИТ, маркетинг, разработки) удобно применять системы управления проектами: Trello, Jira, Asana и др., давая аутсорсеру доступ и требуя отмечать прогресс там. Для бухгалтерии и документооборота существуют онлайн-порталы, где клиент может в любой момент посмотреть актуальное состояние учетных регистров. Многие аутсорсинговые компании сами предлагают такие инструменты. Если нет – можно инициировать самим, это облегчит мониторинг. Также можно привязывать часть оплаты к этапам или результатам – это финансовый стимул для подрядчика соблюдать сроки.
• Проводите выборочные проверки и аудит. Время от времени полезно проверять качество услуг независимыми методами. Например, если на аутсорсе у вас клининг – можно неожиданно инспектировать помещение и сравнить с актами уборки. Если ИТ-аутсорсинг – привлечь стороннего эксперта для аудита системы безопасности, которую настроил подрядчик. Цель – убедиться, что услуги оказываются на должном уровне и подрядчик не халтурит. При обнаружении проблем сразу предъявляйте претензии официально, ссылайтесь на условия договора и требуйте исправления. Помните, хороший аутсорсер открыт к проверкам – ему нечего скрывать и он сам заинтересован в качественно выполненной работе.
• Поддерживайте партнерские отношения. Контроль – не значит тотальный прессинг. Стройте сотрудничество на доверии, но verify. Если исполнитель добросовестно выполняет свою работу, не мешайте ему чрезмерными придирками. Лучше сконцентрироваться на результатах, а не на процессе – пусть аутсорсер сам организует людей. Однако всегда держите канал связи открытым: назначьте регулярные встречи для обсуждения результатов, поощряйте инициативы по улучшению. Иногда стоит хвалить за хорошую работу – это мотивирует не хуже, чем штрафы. В идеале отношения должны быть партнерскими: вы совместно решаете стоящие перед бизнесом задачи, а не противостоите друг другу. Тогда и контроль превращается в форму сотрудничества: вы указываете на проблемы, а подрядчик помогает их решить.

В заключение, отметим: кадровый аутсорсинг – полезный и гибкий инструмент, который при грамотном применении позволяет компаниям разных масштабов оптимизировать деятельность, экономить ресурсы и повышать эффективность. В условиях современной экономики, особенно в больших городах вроде Москвы, где рынок труда динамичен, а конкуренция высока, умение правильно делегировать часть функций внешним исполнителям становится важным фактором успеха. Однако аутсорсинг не панацея от всех проблем – его внедрение требует тщательного анализа, планирования и постоянного контроля. Пользуйтесь приведенными рекомендациями, взвешивайте риски и преимущества, и тогда сотрудничество с аутсорсинговыми компаниями будет для вас не проблемой, а источником дополнительных возможностей и развития бизнеса.