Аутстаффинг персонала: что это, плюсы и минусы

Что такое аутстаффинг?

Аутстаффинг персонала (от англ. outstaffing — «вне штата») — это модель найма сотрудников через стороннюю специализированную компанию. По этой схеме работники фактически трудятся в компании-заказчике и подчиняются ее руководству, но числятся в штате другой организации – агента (аутстаффера). Аутстаффер полностью берет на себя обязанности официального работодателя: заключает с персоналом трудовые договоры, выплачивает им заработную плату, оформляет отпуска и больничные, уплачивает налоги и страховые взносы, ведет кадровый учет. Для компании-заказчика это означает, что необходимые специалисты работают на ее проектах, но формально находятся вне штатного расписания компании.

Проще говоря, аутстаффинг – это «аренда персонала» у внешнего провайдера. Компания получает нужных сотрудников, не расширяя собственный штат. Это удобно в ситуациях, когда требуются сотрудники на определенное время или проект: для сезонных работ, разовых задач или стартап-проекта. При этом все вопросы трудоустройства, оформления и последующего управления персоналом с юридической стороны решает аутстаффер, освобождая бизнес от административной и кадровой рутины.

Является ли аутстаффинг сотрудников законным?

Сам термин «аутстаффинг» прямо не упомянут в российских законах, однако деятельность по предоставлению персонала регулируется трудовым законодательством. В Трудовом кодексе РФ введено понятие «предоставление труда работников (персонала)», которое по сути описывает аутстаффинг. Закон допускает временное предоставление сотрудников другой компании при соблюдении ряда условий. Таким образом, аутстаффинг является легальным, если организован правильно и в рамках закона.

Важно учесть, что прямой «заемный труд» (когда работник фактически трудится у одного работодателя, а оформлен у другого без специальных оснований) в России запрещен статьей 56.1 ТК РФ. Чтобы аутстаффинг не был признан незаконным заемным трудом, необходимо: во-первых, привлечь сотрудников с их согласия и на временной основе, и во-вторых, пользоваться услугами аккредитованного агентства занятости. С 2016 года закон разрешает предоставление персонала через официально аккредитованные компании, выполняющие роль работодателя для передаваемых сотрудников. Они должны соответствовать строгим требованиям государства. Если эти условия выполнены, аутстаффинг находится в правовом поле. В противном случае сотрудничество рискует нарушить закон, что влечет административную ответственность как для компании-заказчика, так и для исполнителя услуги.

Как работает аутстаффинг

Механизм аутстаффинга выстроен так, что между компанией и работником появляется посредник – специализированное кадровое агентство. Процесс сотрудничества обычно выглядит следующим образом:

• Выбор компании и заявка. Компания, которой требуется персонал, выбирает лицензированное (аккредитованное) аутстаффинговое агентство и направляет ему заявку. В заявке оговаривается, какие специалисты нужны, в каком количестве и на какой срок, а также описываются обязанности и требования к этим сотрудникам.
• Подбор или перевод сотрудников. Предоставляются необходимые специалисты. В некоторых случаях у аутстаффера уже есть готовый штат работников нужной квалификации, которых можно сразу “сдать в аренду”. Либо проводится рекрутинг и отбор кандидатов под требования заказчика. Также распространена ситуация, когда компания переводит своих же сотрудников на оформление в агентство (выводит их за штат), чтобы они продолжили работать, но уже через посредника.
• Заключение договора между компаниями. Когда персонал определен, компания-заказчик и компания-аутстаффер заключают договор о предоставлении трудовых ресурсов. В этом соглашении подробно прописываются все условия: сколько сотрудников и какой квалификации передается, их функции и режим работы, срок предоставления персонала (период аренды), порядок замены сотрудников при необходимости, размер вознаграждения и порядок расчетов. Такой договор является гражданско-правовым соглашением между двумя юридическими лицами.
• Оформление работников в штат аутстаффера. Аутстаффинговая компания официально трудоустраивает каждого предоставляемого работника у себя. С сотрудниками заключаются трудовые договоры, их трудовые книжки и другие документы ведутся агентством. Аутстаффер берет на себя всю юридическую ответственность как работодатель: соблюдает нормы Трудового кодекса, обеспечивает безопасные условия труда, социальные гарантии, делает записи о приеме на работу и т.д.
• Фактическая работа у заказчика. После оформления персонал приступает к своим обязанностям на территории (или объектах) компании-заказчика. Эти сотрудники интегрируются в рабочий процесс заказчика: им предоставляются необходимые рабочие места, оборудование, спецодежда и т.д. Управление и контроль за их повседневной работой осуществляет сам заказчик (руководители подразделений, проектные менеджеры). По сути, сотрудники работают бок о бок с остальным штатным персоналом компании и подчиняются ее внутреннему распорядку, но формально остаются работниками агентства.
• Ежемесячные расчеты и отчетность. В течение сотрудничества аутстаффер ведет учет отработанного времени и выполняемой работы. Обычно ежемесячно (или по другой оговоренной периодичности) заказчику выставляется счет. В счет включается заработная плата сотрудников, все причитающиеся налоги и страховые взносы за них, возможные премии или надбавки, а также комиссия за услуги. Для обоснования расходов агентство передает заказчику отчеты о проделанной работниками работе и начисленных суммах. Компания-заказчик оплачивает этот счет как оплату услуг по договору. Далее агентство выплачивает зарплату сотрудникам, перечисляет налоги в бюджет и фонды, закрывая тем самым все обязательства. Если по ходу работы нужен новый персонал или замена кого-то из сотрудников (кто-то не справляется или увольняется), кадровая компания оперативно предоставляет замену в рамках договора.

Такая схема работы позволяет бизнесу сосредоточиться на управлении задачами и проектами, не отвлекаясь на кадровое делопроизводство. Все оформление, бухгалтерия и юридическая ответственность лежат на аутстаффере. В итоге заказчик получает гибкость в управлении ресурсами: можно быстро привлечь нужных специалистов и так же быстро сократить их количество по завершении работы, без сложных процедур увольнения и выплаты выходных пособий – достаточно расторгнуть или скорректировать договор.

Риски и подводные камни

Несмотря на удобство модели аутстаффинга, при ее внедрении важно учитывать возможные риски и скрытые проблемы. Вот основные подводные камни, с которыми может столкнуться компания-заказчик:

• Юридические риски при работе с непроверенным подрядчиком. Главная опасность – связаться с компанией, которая не имеет государственной аккредитации или работает по серым схемам. Использование услуг такой фирмы делает трудовые отношения нелегальными. В случае проверки инспекции труда (Роструда) или налоговой службы ответственность понесет и заказчик: возможны штрафы по статье 5.27 КоАП РФ за нарушения трудового законодательства. Поэтому перед заключением договора необходимо убедиться, что аутстаффер имеет все разрешения и работает в рамках закона.
• Неправильно оформленный договор. Ошибки и пробелы в договоре о предоставлении персонала могут привести к серьезным спорам и проблемам. Если в документе нечётко прописаны обязанности сторон, условия труда или порядок оплаты, это может дать основания для претензий со стороны работников или контролирующих органов. Также необходимо учесть, что понятие «аутстаффинг» не прописано напрямую в ТК РФ, поэтому договор должен быть составлен правильно, чтобы не противоречить запрету заемного труда. Рекомендуется привлечь опытного юриста при подготовке соглашения, а также заключить при необходимости отдельные соглашения с каждым привлекаемым сотрудником (о технике безопасности, о неразглашении коммерческой тайны и т.п.). Грамотное документальное оформление защитит от юридических рисков.
• Минимальный масштаб и экономический эффект. Новички в аутстаффинге иногда берут «на пробу» совсем небольшое число внештатных сотрудников (1–2 человека). Формально это решает задачу вывода их за штат, но при расширении потребности придется вновь заключать дополнительные договоры, что добавляет бюрократии. Кроме того, экономия на налогах и затратах при таком малом масштабе будет незначительной, а усилий на организацию уйдет больше. То есть эффект аутстаффинга наиболее ощутим при привлечении существенного числа сотрудников или на заметный период, а единичные случаи могут себя не оправдать.
• Схема с аффилированной компанией. Некоторые фирмы, хотят снизить налоги и пытаются обойтись без сторонней компании – переводят штат в собственную дочернюю или аффилированную организацию, которая применяет упрощенный режим налогообложения, и через нее оформляют персонал. На практике такая схема (по сути, псевдо-аутстаффинг) может быть признана незаконной оптимизацией налогообложения. Налоговые органы квалифицируют это как уход от уплаты страховых взносов и других обязательств, что грозит серьезными санкциями. Персонал должен предоставляться независимым аккредитованным агентством, иначе высокий риск претензий со стороны налоговой инспекции.
• Снижение вовлеченности сотрудников. Арендованный персонал может чувствовать себя «чужим» в коллективе заказчика. Поскольку эти специалисты официально не числятся в компании, у них может быть меньше мотивации и лояльности. Иногда внештатным сотрудникам сложнее влиться в корпоративную культуру, наладить коммуникацию с постоянной командой. Это может отразиться на продуктивности и качестве их работы. Руководителю проекта важно уделять внимание интеграции привлеченных специалистов: знакомить их с внутренними правилами, командой, создавать комфортные условия, чтобы минимизировать эффект отчужденности.
• Ограничения в доступности и качестве персонала. Не всегда компания способна сразу предоставить идеального кандидата под требования. В отдельных случаях компания вынуждена брать тех, кто есть в наличии, даже если их навыки не в полной мере соответствуют необходимым. Кроме того, ответственность за подбор лежит больше на аутстаффере, и у заказчика меньше контроля над этой процедурой. Риск получить не вполне компетентного или недобросовестного работника выше, чем при самостоятельном найме. Чтобы нивелировать этот риск, стоит сотрудничать с проверенными компаниями, а также оговаривать возможность быстрой замены специалиста, если он не справляется.
• Утечка конфиденциальной информации. Временные сотрудники получают доступ к внутренним данным компании (коммерческая информация, клиентская база, ноу-хау). Если ничего не предпринять, существует риск, что эти сведения могут распространиться или использоваться вне компании. Обязательно заключайте с привлеченными специалистами соглашения о конфиденциальности, инструктируйте их о правилах информационной безопасности. При правильном подходе аутстаффинг безопасен, но на старте нужно предусмотреть защиту от подобных опасностей.

Большинство рисков аутстаффинга сводится к нарушению правил или неверному выбору партнера. Однако при тщательной проверке, правильном юридическом оформлении отношений и внимательном управлении персоналом эти подводные камни можно обойти. Аутстаффинг должен использоваться грамотно и прозрачно – тогда он действительно принесет пользу без негативных последствий.

Когда можно заказать аутстаффинг

Аутстаффинг удобен далеко не во всех ситуациях, но есть ряд случаев, когда эта услуга становится особенно востребованной и выгодной. Общая рекомендация: заказывать «персонал в аренду» имеет смысл тогда, когда штатных ресурсов не хватает для решения бизнес-задач, а нанимать специалистов в постоянный штат нецелесообразно. Рассмотрим, в какие моменты и для каких нужд бизнеса обычно привлекают аутстафферов.

В каких сферах чаще всего требуется аутстаффинг

Использование аутстаффинга распространено в различных отраслях, особенно там, где характер работы носит сезонный или проектный характер, либо требуется быстрое масштабирование персонала. Ниже сферы, в которых услуга востребована:

• Ритейл (розничная торговля) и мерчандайзинг. Сети магазинов и торговые точки часто прибегают к аутстаффингу продавцов, кассиров, мерчендайзеров и другого линейного персонала. Это позволяет гибко увеличивать число работников в периоды распродаж, праздников, инвентаризаций и других пиковых нагрузок, а затем сокращать обратно. Также в ритейле бывают краткосрочные промо-акции, открытие новых точек – вместо найма новых сотрудников на короткий срок удобнее временно привлечь специалистов.
• Гостиничный и ресторанный бизнес (HoReCa), клининг. В сфере услуг востребованы официанты, бармены, горничные, уборщики и другой обслуживающий персонал через аутстаффинг. Например, отели и рестораны в курортный сезон могут арендовать дополнительный персонал, чтобы справиться с наплывом гостей. Клининговые компании предоставляют уборщиков и технический персонал по контракту. Это помогает бизнесу в период всплеска клиентов поддерживать сервис без долгосрочного расширения штата.
• Строительство и производство. На стройках и производственных площадках объемы работ могут резко возрастать при запуске новых объектов или крупных заказов. Подрядчики часто пользуются услугами аутстаффинга, чтобы привлечь рабочих специальностей: разнорабочих, монтажников, сварщиков, комплектовщиков, грузчиков, водителей погрузчиков и т.д. на время пиковых работ. В промышленности также практикуется вывод вспомогательного персонала (кладовщики, грузчики) за штат через аутстаффинг для оптимизации постоянной численности.
• Сельское хозяйство и сезонные работы. Аграрный сектор – яркий пример, где требуется много рабочих рук, но лишь в определенные сезоны. Сельскохозяйственные предприятия привлекают специалистов для посадки и сбора урожая, сортировки сельхозпродукции, других работ на несколько недель или месяцев в году. Например, фермерскому хозяйству на уборку клубники нужны десятки сотрудников на 2–3 недели – понятно, что держать их в штате целый год бессмысленно. Аутстаффинг решает эту задачу, предоставляя сезонных рабочих ровно на нужный период.
• IT-сфера и проектная разработка. В области информационных технологий часто возникает потребность временно усилить команду разработчиков, тестировщиков, дизайнеров или других специалистов под конкретный проект. Многие IT-компании и цифровые стартапы пользуются аутстаффингом программистов и аналитиков. Например, чтобы создать сайт или приложение, команда нанимает через компанию нескольких разработчиков на период разработки. После завершения проекта контракт с ними прекращается, а поддержку продукта продолжают уже постоянные сотрудники. Такой подход экономит ресурсы: не нужно нанимать большой штат IT-специалистов на постоянку, если после проекта их загрузка снизится.
• Нефтегазовая и добывающая отрасли. Крупные промышленные компании могут нанимать через аутстаффинг узкопрофильных соотрудников и рабочих для работы на месторождениях, в экспедициях и других удаленных проектах. Например, при разработке нового нефтяного месторождения требуются геологи, буровики, инженеры только на время этой стадии. Аутстаффинговые компании могут предоставить таких специалистов в командировку на несколько месяцев, после контракт завершается. Аналогично, в горнодобывающей промышленности и энергетике практика временного привлечения персонала распространена на период пуско-наладочных работ, строительства объектов, сезонных ремонтов оборудования.
• Логистика и транспорт. Логистические компании, склады, курьерские службы также пользуются аутстаффингом, чтобы справиться с нерегулярной нагрузкой. Например, интернет-магазины могут арендовать дополнительных курьеров и комплектовщиков на период распродаж (Black Friday, Новый год), когда количество заказов резко возрастает. Логистические компании привлекают водителей и экспедиторов под крупные проекты. В морском и речном транспорте иногда требуется временно укомплектовать экипаж судна на рейс – хотя тут нужно учитывать законодательные ограничения (о них ниже).

Таким образом, аутстаффинг применяется практически во всех отраслях, где имеется переменный спрос на трудовые ресурсы. Особенно полезен он там, где труд сезонный, проектный или вспомогательный. Производство, торговля, строительство, услуги – во всех этих сферах правильное использование аутстаффинга помогает бизнесу оставаться гибким и эффективным.

Каким компаниям подходит аутстаффинг

Рассмотрев отрасли, посмотрим на типы компаний и ситуации, при которых аутстаффинг становится оптимальным решением. Эта модель найма подходит не всем работодателям, но в ряде случаев она дает существенные преимущества:

• Компании, ограниченные по численности штата (например, на спецрежимах налогообложения). Малый и средний бизнес, применяющий упрощенную систему налогообложения (УСН), сталкивается с лимитом по числу сотрудников (не более 100 человек для сохранения УСН). Когда штат приближается к этому порогу, есть риск потерять льготный налоговый режим. Аутстаффинг позволяет вывести часть работников за штат, сохранив фактическое количество исполнителей, но формально уменьшив численность собственного персонала. Таким образом, компания продолжит пользоваться налоговыми льготами УСН, не жертвуя объемами деятельности.
• Бизнесы с непостоянной потребностью в персонале. Если объем работы в компании с волнообразным характером (есть периоды оживления и спада) или реализуются отдельные проекты, то держать большой постоянный штат невыгодно. Примеры – стартапы, проектные организации, рекламные компания под мероприятия, консалтинговые фирмы под контракты. Им имеет смысл нанимать сотрудников через аутстаффинг «под проект»: когда проект стартует – быстро набрать специалистов, по завершении – расстаться без сложных увольнений. Заказчик при этом платит только за реально отработанное время или выполненный объем работ, а не содержит персонал в периоды простоя.
• Компании, испытывающие кадровый дефицит или быстрый рост. Когда бизнес стремительно развивается или сталкивается с нехваткой специалистов, аутстаффинг помогает оперативно закрыть вакансии. Например, фирма расширяет географию присутствия – открывает филиалы в регионах, где у нее еще нет собственного юридического лица или HR-службы. Вместо долгого оформления нового подразделения можно привлечь персонал через местного аутстаффера. Также молодым компаниям, которые еще не обзавелись сильным HR-отделом, проще доверить найм и администрирование сотрудников внешнему партнеру.
• Иностранные компании и представительства. Зарубежные фирмы, ведущие деятельность в России, часто не хотят сразу регистрировать здесь юридическое лицо или вникать в местные трудовые нормы. Для них аутстаффинг – спасение: местная компания выступает работодателем для сотрудников, работающих на иностранную компанию. Это упрощает выход на рынок – иностранный бизнесмен получает в свое распоряжение российскую команду (менеджеров по продажам, специалистов поддержки и т.д.) без создания отдельного юрлица. Все вопросы зарплат, налогов и трудового законодательства решает аутстаффер.
• Предприятия, оптимизирующие издержки и фонды оплаты труда. Крупные организации иногда применяют стратегию вывода за штат вспомогательных служб – бухгалтерии, ИТ-отдела, кадровой службы, call-центра и т.д. Хотя ключевые сотрудники остаются в компании, второстепенные функции переводятся на обслуживание через аутстаффинговую или аутсорсинговую фирму. Благодаря этому сокращается кадровая нагрузка: меньше штатных единиц – ниже расходы на содержание персонала (офисы, соцпакет), проще кадровый учет. Компания платит подрядчику за услугу, а тот сам обеспечивает специалистов и их работу. В результате фиксированные издержки превращаются в переменные: платишь только тогда, когда услуга нужна.
• Предприниматели, желающие снизить административные хлопоты. Собственники малого бизнеса или индивидуальные предприниматели нередко не хотят погружаться в сложные вопросы трудового права, бухгалтерии и кадрового делопроизводства. Для них аутстаффинг – способ «нанять сотрудников без отдела кадров». Аутстаффер фактически выполняет функции HR-отдела и бухгалтерии: оформляет прием, увольнение, считает зарплату, ведет налоговую отчетность. Предприниматель же получает готовых специалистов для работы и может не переживать о проверках трудовой инспекции и пенсионного фонда – при условии, что партнер надежный и все делает по закону.

Таким образом, аутстаффинг наиболее выгоден компаниям, которым требуется гибкость и снижение постоянных затрат. Если бизнес стабильно работает в ровном режиме, с постоянным штатом, выгоды от вывода персонала за штат могут быть невелики. Но если вам нужны специалисты «здесь и сейчас» на временную задачу, если нужно оптимизировать налоги или быстро нарастить команду без лишней бюрократии – аутстаффинг будет подходящим решением.

Когда аутстаффинг запрещен

Законодательство РФ хоть и допускает аутстаффинг, но устанавливает строгие ограничения на его применение. Есть ряд ситуаций, когда привлечение внештатного персонала прямо запрещено или ограничено законом. Нарушение этих запретов грозит последствиями, вплоть до признания отношений незаконными с обязательством оформить работников в штат. Перечислим основные случаи, когда аутстаффинг нельзя использовать:

• Замена бастующих или неоплаченных сотрудников. Категорически запрещено привлекать персонал из вне, чтобы заменить сотрудников, объявивших забастовку, либо работников, которые приостановили работу из-за задержки зарплаты. Такие действия считаются нарушением трудовых прав и подрывом законной забастовки.
• Должности, требующие штатного сотрудника для лицензий и допусков. В некоторых отраслях существуют позиции, которые организация обязана иметь именно в своем штате, чтобы получить лицензию или членство в саморегулируемой организации (СРО). Например, строительные фирмы для допуска к работам обязаны иметь в штате аттестованных специалистов (главного инженера проекта, специалиста по охране труда и пр.). Нанимать таких специалистов через аутстаффинг нельзя – они должны числиться штатными работниками, иначе компанию лишат лицензии или не выдадут разрешение.
• Работы с опасными и вредными условиями труда. Закон запрещает использование заемного труда на работах с повышенной опасностью (объекты I и II классов опасности) и при вредных условиях труда 3-й и 4-й степени. Это значит, что в шахтах, на химических производствах, атомных станциях и других опасных объектах персонал должен быть напрямую нанят работодателем. Нельзя брать в аренду шахтеров, взрывников, других сотрудников, задействованных во вредных или опасных производствах – там должны быть только штатные единицы с полным социальным обеспечением.
• Экипажи морских судов и ряда речных. Специальное ограничение касается транспорта: запрещено укомплектовывать экипажи морских судов и некоторых видов речного транспорта сотрудниками из аутстаффинговой компании. Видимо, это требование связано с международными правилами судоходства и ответственностью судовладельца за экипаж. Таким образом, морские перевозчики не могут нанимать матросов, капитанов или механиков через аутстаффинг – только прямой найм.
• Компании в состоянии банкротства или простоя. Организация, которая сама не работает (простой) или находится в процедуре несостоятельности (банкротства), не имеет права пользоваться услугами по предоставлению персонала. Законодатели предусмотрели этот пункт, чтобы предотвратить злоупотребления: например, предприятие на грани банкротства не должно пытаться заменить уволенных сотрудников арендуемыми, чтобы обходить обязанности перед своими работниками. Если фирма остановила деятельность или банкротится, ей нельзя привлекать новых специалистов через аутстаффинг.

Помимо перечисленных случаев, общее правило – нельзя использовать аутстаффинг для обхода закона и ущемления прав работников. Все ограничения направлены на то, чтобы защитить трудящихся от эксплуатации и обеспечить им положенные гарантии. Например, запрет на заемный труд в опасных условиях связан с тем, чтобы компании не перекладывали риски и ответственность за здоровье сотрудников на сторонние фирмы. Если деятельность компании подпадает под эти запреты, ей необходимо либо напрямую нанимать персонал, либо искать иные решения (например, аутсорсинг непопадающих под запрет функций). Несоблюдение ограничений грозит штрафами и требованиями оформить специалистов в штат с выплатой всех причитающихся пособий, доплат за вредность и пр.

Аккредитованные компании сами следят за соблюдением этих норм. Надежный аутстаффер не предложит клиенту незаконную схему. Тем не менее ответственность лежит на обеих сторонах: и агентство, и заказчик несут наказание за использование труда вне рамок закона. Поэтому перед заключением договора убедитесь, что ваша ситуация не попадает под прямой запрет. Если же попадает – аутстаффинг в данном случае не вариант, и лучше не пытаться обходить эти ограничения.

Юридические основы аутстаффинга в России

Правовая база аутстаффинга в РФ сформирована поправками к Трудовому кодексу и связанными нормативными актами. Ключевым актом стал Федеральный закон №116-ФЗ от 05.05.2014, который вступил в силу с 2016 года, дополнив ТК РФ статьями о запрете заемного труда и порядке предоставления персонала. Разберем основные моменты юридического регулирования, которые нужно знать компаниям, использующим аутстаффинг:

• Трудовой кодекс РФ. В ТК введена глава, регулирующая предоставление труда сотрудников. Ст. 56.1 прямо устанавливает запрет заемного труда, но с оговоркой, что временное предоставление работников через специальные организации допускается при соблюдении требований кодекса. Ст. 341.1 определяет общие положения: что такое предоставление персонала, временный характер, необходимость согласия сотрудников и т.д. Следующие статьи (341.2 – 341.5) регламентируют деятельность частных агентств занятости: условия аккредитации, порядок заключения договора между работодателем и принимающей организацией, правила расследования несчастных случаев с предоставленными работниками, вопросы субсидиарной ответственности. Таким образом, трудовое законодательство описывает, как законно организовать аутстаффинг, хотя самого слова не употребляет.
• Закон “О занятости населения” №1032-1. Поправками в этот закон введены нормы об аккредитации частных компаний занятости. Только организации, получившие государственную аккредитацию, имеют право заниматься предоставлением труда персонала. Требования включают: уставной капитал не менее 1 млн руб., опыт работы, отсутствие задолженностей и определенную деловую репутацию. Процедуру аккредитации контролирует Роструд. Эти нормы гарантируют, что на рынке работают относительно надежные фирмы, способные нести ответственность перед работниками.
• Налоговое законодательство. Хотя напрямую про аутстаффинг в Налоговом кодексе не говорится, важно понимать, как налоговая служба смотрит на такие схемы. Расходы на услуги аутстаффинга признаются обоснованными для налогообложения прибыли, если персонал действительно нужен бизнесу по объективным причинам. Однако налоговые органы могут проверять, не скрывается ли под аутстаффингом труд без оформления. Поэтому документы (договор, акты выполненных работ, отчеты) должны подтверждать реальность услуги. В плане оптимизации налогов аутстаффинг позволяет компании-заказчику сократить фонд оплаты труда и сумму страховых взносов, так как штат официально уменьшается. Вместо этого платежи уходят агентству, которое может применять другой налоговый режим.

Разберем две ключевых юридических и финансовых особенности аутстаффинга: использование оптимального налогового режима и оплаты труда за фактически выполненную работу.

Использование оптимального налогового режима

Один из мотивов, по которым компании идут на аутстаффинг, – оптимизация налоговой нагрузки. Особенно это актуально для предприятий, работающих на специальных налоговых режимах (УСН, ЕНВД в прошлом и т.п.), где есть ограничения по численности персонала или по фонду оплаты труда. Суть в том, что, выводя часть сотрудников за штат, компания может формально соответствовать критериям льготного режима и продолжать платить налоги по сниженным ставкам.

Компания, активно занимающаяся торговлей, по прибыли и обороту проходит под УСН, но штат разросся до 110 человек, что превышает лимит в 100 сотрудников. Встает дилемма: либо отказываться от части сотрудников, либо слетать на общую систему налогообложения (которая значительно увеличит налоговые выплаты). В такой ситуации аутстаффинг предлагает решение: передать примерно 15–20 сотрудников на оформление в аккредитованное агентство занятости. Эти специалисты как и прежде будут работать на фирму, но числиться и получать зарплату будут у аутстаффера. В результате штат компании уменьшится до допустимых 90–95 человек, и она сохранит право на УСН.

Конечно, надо понимать, что аутстаффер тоже возьмет комиссию, а его услуги стоят денег. Однако зачастую выгода от сохранения налогового режима существенно превышает дополнительные расходы на посредника. Компания избегает роста налога на прибыль, НДС и других издержек, которые возникли бы при переходе на общую систему. При этом бизнес не теряет ценных сотрудников, не сокращает объемы деятельности. Все остаются при деле, просто поменялся механизм оформления.

Важно учитывать, что налоговая служба может пристально смотреть на случаи массового вывода персонала. Необходимо иметь прозрачное обоснование: оформленное решение о передаче непрофильных функций на аутстаффинг для оптимизации управления. Если все оформлено корректно (договор, списки сотрудников, акты об оказании услуг), претензий обычно не возникает. Сама по себе схема законна и допускается, ведь закон прямо разрешает предоставление работников через аккредитованные агентства. В итоге компания пользуется более выгодным налоговым режимом, не нарушая требований к численности штата – потому что формально штат сократился.

Кроме УСН, оптимизация может касаться страховых взносов. Аутстаффинговае компания, как самостоятельный работодатель, уплачивает за сотрудников взносы в пенсионный, социальный и медицинский фонды. Однако если применяется УСН или есть льготы (для резидентов технопарков или Сколково бывают пониженные тарифы), то суммарная нагрузка снижается. Часто агентства закладывают это в свой бизнес: за счет налоговой экономии они могут брать меньшую комиссию с клиента, делая услугу финансово привлекательной.

В любом случае, использовать аутстаффинг исключительно ради налоговой выгоды нужно осторожно. Основная цель – все-таки решение кадровых вопросов, а не уход от налогов. Но правильно организованный аутстаффинг действительно помогает бизнесу платить меньше налогов законным способом.

Оплата только за фактически проделанный труд

Еще одна юридико-экономическая особенность аутстаффинга – возможность платить за персонал строго по факту выполненной работы. В классических трудовых отношениях работодатель обязан выплачивать сотруднику оговоренную зарплату независимо от того, есть для него задачи или нет (если нет, оформляют простой по вине работодателя с выплатой части оклада). При аутстаффинге компания может гибко регулировать расходы на персонал, привлекая специалистов только когда они действительно нужны.

Для проектного бизнеса или стартапов это огромный плюс. IT-стартап планирует за 3 месяца разработать и запустить новое приложение. Ему требуются 5–7 программистов, дизайнер и тестировщик, но лишь на время разработки. Через 3 месяца, когда продукт выпущен, потребность в большой команде отпадает – дальше достаточно 1–2 человек для поддержки. Если нанимать сотрудников в штат, пришлось бы затем их увольнять (что сложно и чревато компенсациями) или платить зарплату, хотя работы уже нет. Через аутстаффинг же стартап просто заключает договор на 3 месяца. По истечении срока услуги аутстаффинга прекращаются, сотрудники возвращаются в агентство или переходят на другие проекты, а компания несет затраты только за эти 3 месяца активной разработки. Нет проекта – нет расходов на персонал.

Аналогично в производстве или агробизнесе: сезонные работы длятся пару месяцев. Персонал арендуется на этот период, и оплата идет только за время, когда специалисты действительно трудились. Как только работы завершены, компания не платит ни зарплату, ни налоги за лишних сотрудников. В отличие от штатных сотрудников, перед которыми у работодателя долгосрочные обязательства, внештатный персонал привязывается к фактическому объему работ.

С юридической точки зрения это выражается в условиях договора: в контракте с аутстаффером можно прописать, что оплата осуществляется исходя из отработанных человеко-часов или выполненных задач. Можно даже гибко наращивать или сокращать число работников по согласованию. Например, если проект внезапно сократился, заказчик уведомляет агентство и снимает часть специалистов досрочно, оплата прекращается (предусмотрев такие условия в договоре). В традиционных трудовых отношениях это было бы равносильно увольнению по сокращению штата со всеми выплатами и рисками споров.

Таким образом, аутстаффинг позволяет бизнесу избежать затрат на простои и периоды низкой загрузки. Вы платите только за дело, а не за ожидание. Конечно, важно планировать все в рамках договора: предусмотреть минимальный срок отработки или возможность пролонгации. Но в целом механизм очень гибкий. К тому же, в отличие от аутсорсинга, где вы платите фиксированную цену за результат, при аутстаффинге вы можете самостоятельно управлять людьми и их задачами. Это значит, что если поменялись приоритеты, вы даете арендованным сотрудникам новые задания, переводите на другой внутренний проект – и не платите дополнительно, ведь они уже у вас в распоряжении.

Модель «оплаты за фактический труд» через аутстаффинг помогает экономить. Нет лишних штатных единиц – нет лишних расходов на оклады, налоги, компенсации. Для предприятий с непостоянным объемом работ это, пожалуй, главный аргумент в пользу привлечения внештатного персонала.

Каких сотрудников можно арендовать

По сути, через аутстаффинг можно привлечь практически любых специалистов или рабочих, если их профессия и условия работы не попадают под законодательно установленные запреты (о которых говорилось выше). Кадровые агентства предлагают персонал разных уровней квалификации – от неквалифицированных рабочих до опытных инженеров и менеджеров. Перечень доступных сотрудников очень широк:

• Линейный персонал и рабочие специальности. Это самая популярная категория. Сюда входят грузчики, комплектовщики, упаковщики, кладовщики, уборщики, курьеры, промоутеры, охранники, операторы линий и т.п. Подобных сотрудников часто берут во временное пользование в торговле, логистике, на складах, в клининге, на производстве. Как правило, компании имеют большой пул таких кадров и могут закрывать заявки быстро.
• Специалисты среднего звена. Компании арендуют продавцов-консультантов, бухгалтеров, кассиров, call-операторов, мерчендайзеров, менеджеров по продажам, поваров, официантов, водителей, кладовщиков с особыми навыками и т.д. Многие банки и торговые сети привлекают операторов контакт-центров или бухгалтеров через аутстаффинг, чтобы не раздувать собственный штат и при необходимости быстро менять численность.
• Высококвалифицированные и узкие эксперты. Речь про инженеров, программистов, аналитиков, дизайнеров, врачей, преподавателей, юристов-консультантов – в общем, сотрудников с высшим образованием и специфическими навыками. Такие кадры тоже сдаются в аренду, хотя и реже. IT-компания может outstaff-нуть себе команду разработчиков; клиника может пригласить врача-консультанта на время проекта; юридические фирмы иногда привлекают юристов под конкретное дело. Важно: если закон требует, чтобы специалист имел определенный статус в штате (главный бухгалтер по нормативам должен быть сотрудником компании, подпись на отчетности не может ставить сторонний), то аутстаффинг не подойдет. Но множество экспертов, не обремененных такими требованиями, доступны.
• Иностранные работники. Компании аутстаффинга сами занимаются получением разрешений на работу, миграционным учетом, патентами для приезжих. Компания-заказчик получает, к примеру, бригаду рабочих из ближнего зарубежья или IT-специалиста из другой страны, не погружаясь в миграционные формальности. Это удобно, однако нужно убедиться, что аутстаффер имеет право трудоустраивать иностранцев и делает это легально. По факту через аутстафф можно “арендовать” иностранных строителей, водителей, инженеров и др. Главное, чтобы у них были все документы, а агентство взяло на себя обязанности по их юридическому сопровождению.
• Временные замены и персонал на период отсутствия основного сотрудника. Если ваш ключевой специалист ушел в отпуск, декрет или на больничный длительный срок, можно временно взять заменяющего сотрудника через аутстаффинг. Это могут быть как рядовые позиции (секретарь на время отпуска основного, бухгалтер на период декрета главбуха), так и достаточно ответственные (исполнительный директор на время больничного владельца, к примеру). Аутстаффер подыщет кандидата с нужной квалификацией, вы быстро введете его в курс дела, а затем, когда свой сотрудник вернется, арендуемого специалиста просто отпустите. Такой подход помогает не держать “лишних” специалистов в резерве, а покрывать временную потребность по мере возникновения.

Можно сказать, “арендовать” сотрудников через аутстаффинг реально практически любого профиля, за исключением тех, кого закон требует иметь в штате и тех, чья работа запрещена для заемного труда (опасные и вредные). Важно и технически – готовы ли агентства предоставить нужного вам человека. Обычно надежные аутстафферы имеют обширную базу кандидатов по разным направлениям или могут быстро привлечь специалиста под ваш запрос. Тем не менее, на высококвалифицированных и редких специалистов спрос большой, и гарантий стопроцентных нет. Поэтому при потребности в узких экспертах лучше планировать заранее и обсуждать условия (вплоть до совместного проведения собеседований).

Еще одна тонкость: некоторые компании выводят целые команды или отделы за штат. Можно арендовать не одного работника, а сразу бригаду строителей или полностью отдел разработки продукта. В таком случае аутстаффер формирует под вас группу специалистов, может быть, назначает своего координатора, и эта мини-команда работает у вас, но числится у аутстаффера. Данная практика особенно актуальна для проектов “под ключ”, когда нужен не одиночный специалист, а слаженная группа (скажем, для запуска филиала – администратор, несколько продавцов и кладовщик).

Подведем итог: каких сотрудников можно отдать аутстафферу? Почти любых, кроме запрещенных категорий. Решение зависит от ваших задач: нужен ли временно персонал, либо требуются ли конкретные специалисты на проект, либо вы хотите передать на внешнее обеспечение второстепенные роли. Если подходить правильно, через аутстаффинг можно закрыть практически любую кадровую потребность бизнеса.

Как проверять сотрудников и нанимать благонадежный персонал

При классическом найме компания обычно тщательно отбирает персонал: изучает резюме, проводит собеседования, проверяет рекомендации и документы кандидатов. В случае аутстаффинга подбором и проверкой кадров во многом занимается агентство. Это экономит время заказчика, однако не исключает рисков получить ненадежного сотрудника. Чтобы убедиться, что арендованные работники соответствуют и не принесут проблем, следует принять меры по их проверке:

• Выбирайте агентство, которое тщательно отбирает персонал. Репутация аутстаффера играет большую роль. Хорошие компании проверяют своих сотрудников еще на этапе найма к себе: смотрят документы об образовании, опыт работы, отсеивают кандидатов с сомнительной историей. Поинтересуйтесь у потенциального партнера, как проходит отбор их персонала, есть ли у них собственная служба безопасности, проводят ли они тестирования, проверяют ли судимости. Если аутстаффер отмахивается от этих вопросов, стоит насторожиться.
• Включайте в договор право финального согласования кандидатов. Многие компании позволяют заказчику провести собеседование с предлагаемым сотрудником, особенно если речь о квалифицированном сотруднике. Воспользуйтесь этой возможностью: лично пообщайтесь с будущим работником, оцените его профессиональные знания и адекватность. Кроме того, в договор можно включить условие о замене сотрудника, если он не подходит. Если работник не справляется или нарушает дисциплину, агентство обязуется предоставить другого.
• Проведите самостоятельную проверку благонадежности. Не каждое предприятие имеет службу безопасности, но базовые проверки можно осуществить своими силами или через сторонние сервисы. Полезно убедиться, что человек не находится в розыске, не имеет непогашенных судимостей, не числится в списках экстремистов, банкротов и т.п. Сейчас доступны онлайн-сервисы проверки физлиц по открытым базам данных (проверка паспортов МВД, списки ФССП по долгам, ИНН на предмет регистрации в качестве ИП, аккаунты в социальных сетях и др.). Затратив небольшое время, вы получите дополнительную уверенность, что принимаете в команду чистого с юридической точки зрения человека.
• Проверьте документы перед допуском к работе. Когда сотрудник выходит на ваше предприятие, убедитесь, что у него есть все необходимые документы: паспорт, трудовой договор, возможно, медицинские справки (если нужны по характеру работы), удостоверения или допуски (к технике, к гостайне – в зависимости от должности). Сделайте копии важных документов для себя. Также полезно провести для него вводной инструктаж по технике безопасности, даже если это внештатник – это требование закона. Попросите расписаться в журнале инструктажа. Эти формальности не только обязательны, но и позволят удостовериться, что человек официально оформлен и проинструктирован.
• Контролируйте дисциплину и качество работы наравне с другими сотрудниками. Благонадежность проявляется не только в юридической чистоте, но и в рабочем поведении. Следите, чтобы привлеченные через аутстаффинг специалисты соблюдали трудовой распорядок, правила компании, бережно относились к имуществу. Если возникают проблемы (прогулы, нарушения, конфликты), фиксируйте их и сообщайте агентству. Важна обратная связь: надежная компания поможет урегулировать ситуацию, проведет беседу с работником или заменит его при необходимости.

По сути, цель всех этих действий – убедиться, что временный сотрудник не доставит вам неприятностей и будет добросовестно выполнять свои обязанности. Не стоит полностью полагаться на чужой отбор: конечная ответственность за то, кого вы впустили на свое предприятие, лежит и на заказчике. Поэтому лучше потратить немного усилий на проверку, чем потом столкнуться с последствиями (кража, разглашение тайны, производственная травма из-за халатности и т.д.).

Если собственных ресурсов на проверки мало, можно воспользоваться услугами профессиональных проверяющих организаций. Некоторые сервисы (как упомянутые онлайн-платформы безопасности) позволяют собрать досье на человека по множеству баз данных. Это поможет выявить скрытые судимости, факты мошенничества или финансовые проблемы, которые потенциально могут повлиять на надежность.

Нанимая персонал через аутстаффинг, не забывайте о здравом смысле: доверяй, но проверяй. Даже если работник числится не у вас, его ошибки или недобросовестность могут ударить по вашему бизнесу. Но если выбрать порядочное агентство и дополнительно убедиться в благонадежности каждого сотрудника, риски сведутся к минимуму, и вы получите преимущества аутстаффинга без неприятных сюрпризов.

Плюсы и минусы аутстаффинга

Привлечение сотрудников по модели аутстаффинга имеет множество позитивных сторон, но не лишено и недостатков. Для трезвой оценки целесообразности этой схемы рассмотрим преимущества и недостатки аутстаффинга.

Главные преимущества аутстаффинга

• Снижение кадровой и налоговой нагрузки на компанию. Заказчик избавляется от обязанностей работодателя: не нужно вести кадровый учет, рассчитывать зарплаты, уплачивать напрямую налоги и взносы за сотрудников – всем этим занимается аутстаффер. Официально в штате числится меньше специалистов, что упрощает администрирование и, как мы обсуждали, может сохранить право на льготный налоговый режим. Меньше штат – меньше отчетности в пенсионный фонд, статистику и т.д. Бухгалтерия заметно упрощается.
• Экономия на социальных платежах и компенсациях. Компания не тратится на оплату больничных листов, отпускных, выходных пособий, командировочных – эти расходы несет аутстаффер либо государство (в случае соцстраха). Cнижаются траты на соцпакет: не нужно обеспечивать арендованных сотрудников корпоративными бонусами, ДМС, обучением, если вы это даете штатным (если только иное не оговорено контрактом). Все обязательные страховые взносы (пенсионные, медицинские, социальные) перечисляет работодатель. Для заказчика это скрыто в платежах, но обычно общая сумма его расходов все равно меньше, чем держать аналогичный персонал у себя с полным соцпакетом.
• Гибкость в управлении численностью персонала. Аутстаффинг позволяет быстро наращивать или сокращать количество работников под текущие нужды. Это особенно ценно в условиях рыночной неопределенности. Если сегодня заказов много – вы берете дополнительных специалистов за 1–2 недели, а если завтра спрос упал – так же быстро снижаете их количество. Вам не нужно проходить длительные процедуры найма или, наоборот, сокращения штата по ТК с уведомлением за 2 месяца. Гибкость дает конкурентное преимущество: компания легче адаптируется к изменениям.
• Гарантированная замена и непрерывность работ. Одно из важных преимуществ – страховка от кадровых потерь. Если обычный сотрудник уходит или заболевает, на поиск замены могут уйти недели, а работа пострадает. В случае аутстаффинга агентство обязуется заменить работника оперативно, если тот не вышел или не справляется. Вам не придется самим искать кандидата – это сделает аутстаффер, причем довольно быстро (как правило, у него есть резерв). Таким образом, бизнес-процессы не останавливаются из-за человеческого фактора: всегда найдется кто-то на подмогу.
• Доступ к редким специалистам и экспертизе. Через аутстаффера можно привлечь таких профессионалов, которых сложно нанять напрямую (например, они фрилансят или живут в другом городе). Иногда нужные эксперты уже числятся в штате у аутстаффера, и на прямой найм они не согласны, а по контракту готовы. Это расширяет горизонты: вы можете временно получить в команду узкоспециализированный опыт, которого нет внутри фирмы, и решить задачу. Также иностранные специалисты доступны через аутстаффинг без сложных процедур — за вас это сделают профессионалы.
• Снижение риска трудовых споров и проверок. Формально сотрудники не в вашей организации – значит, меньше вероятность трудовых конфликтов непосредственно с вашей компанией. Если работник захочет судиться по поводу увольнения или начисления денег, ответчиком будет агентство (хотя при солидарной ответственности и заказчика могут привлечь, но чаще споры решаются внутри). К вам не придут с проверкой инспекторы по жалобе на неправильное оформление, потому что персонал оформлен не вами. Добросовестный аутстаффер соблюдает ТК, и риск штрафов для вас минимален.
• Фокус на основном бизнесе. Передав кадровую административную работу на сторону, руководство компании получает больше времени и сил для стратегических задач. Вместо того чтобы тратить ресурсы на подбор персонала, ведение табелей, расчеты и бесконечные кадровые документы, можно уделять внимание развитию продукта, продажам, расширению рынка. Особенно это ценно для малого бизнеса: можно вообще не держать HR и бухгалтеров по зарплате, а заниматься непосредственно бизнес-процессами, поручив рутину аутстафферу.
• Нет проблем с миграционным учетом. Если вы привлекаете иностранных сотрудников, хлопоты с их легализацией (разрешения на работу, уведомления МВД) берет на себя агентство. В результате компания получает уже готового к работе иностранца, зарегистрированного по всем правилам. Это снимает риск получить штрафы за нарушение миграционного законодательства, экономит время на оформлении приглашений, виз и т.д.

Естественно, перечисленные плюсы реализуются полностью при условии, что сотрудничество налажено правильно, и оно надежно выполняет свою часть обязанностей. Тогда аутстаффинг действительно дает существенные выгоды компании.

Недостатки аутстаффинга

• Риск юридических проблем при неправильной организации. Главный минус – возможность нарваться на проблемы, если выбрать неаккредитованную компанию или неверно оформить отношения. В худшем случае контролирующие органы признают, что вы использовали незаконный заемный труд, и обяжут оформить специалистов в штат задним числом, выплатить штрафы, налоги и взносы. Такие случаи возможны, если, к примеру, аутстаффер не имело права предоставлять персонал или вы использовали аутстаффинг в запрещенной сфере. Этот риск, впрочем, контролируем: достаточно тщательно подходить к выбору партнера и соблюдать требования закона.
• Недостаточная интеграция временных сотрудников. Аутстаффинговый персонал иногда остается сторонним по отношению к основной команде. Им сложнее вовлечься в жизнь компании, они могут не ощущать себя полноценной частью коллектива, зная, что их пребывание временно. Это может снижать мотивацию, инициативность, качество исполнения. Например, арендованный разработчик может не стремиться улучшать продукт “душой”, а делать ровно по задаче, в отличие от штатного энтузиаста. Эта отчужденность – объективный минус, который не всегда можно устранить, особенно если корпоративная культура сильна и “чужаки” чувствуют себя неуютно.
• Упущенное накопление опыта внутри компании. При постоянном привлечении внешних специалистов экспертиза “размывается” вне организации. Вместо того чтобы растить своих сотрудников, обучать их и накапливать ноу-хау в штате, компания как бы арендует знания на время. После их ухода знания и навыки уходят вместе с ними. Это стратегический недостаток: бизнес может остаться без устойчивого штата профессионалов, полагаясь каждый раз на внешнюю помощь.
• Ограничения и неполное покрытие потребностей. Не все функции можно закрыть аутстаффингом – есть законодательные ограничения (как мы обсудили: опасные работы, лицензируемые должности и т.д.). Кроме того, рынок аутстаффинга может не предоставить вам нужного специалиста в нужный момент. Бывает, что агентство не смогло найти персонал с требуемыми навыками – тогда задача не решается, приходится искать альтернативы. В этом смысле аутстаффинг не панацея: некоторые вакансии проще и надежнее закрыть штатным наймом или обратиться к аутсорсингу. Таким образом, метод имеет ограничения по сферам применения, и если потребность выходит за эти рамки, его эффективность нулевая.
• Потенциально более высокая стоимость. Хотя аутстаффинг часто экономит на налогах и соцплатежах, услуги стоят денег – комиссия обычно составляет 10–20% от фонда оплаты труда привлеченных сотрудников (а может и больше, если небольшое количество человек). Поэтому прямые ежемесячные выплаты могут быть выше, чем просто зарплата своим работникам. В идеале эта разница компенсируется снижением других расходов (налогов, overhead-костов), но иногда выгода получается неочевидной. Особенно если компания дорогая или вы вынуждены держать специалистов долго, возможно, дешевле было бы нанять своих и администрировать их самостоятельно.
• Риск некачественного персонала. Вы зависите от качества отбора, который проведет аутстаффер. Если он поставит вам специалистов недостаточно квалифицированных или недобросовестных, это отразится на вашем бизнесе. Можно попросить замену, но это потеря времени. Некоторые отзывы компаний говорят о том, что “приходится брать тех, кто есть” – т.е. согласиться на работника средней руки, потому что на идеального кандидатуры нет. В итоге страдает качество выполнения. Своими силами вы, возможно, нашли бы лучше, поскольку больше времени посвятили бы подбору.
• Опасения за конфиденциальность и лояльность. Внешние сотрудники не так связаны с компанией обязательствами и корпоративной культурой, поэтому риски утечки информации или ухода к конкурентам могут быть выше. Например, временный менеджер по продажам мог получить доступ к клиентской базе, а потом, уйдя, унести ее копию (если не принять мер). Или арендованный разработчик узнал какие-то секреты продукта. Конечно, и штатные могут так сделать, но с временными психологически меньше привязки. Надо выстраивать с ними отношения и заключать соглашения о неразглашении, иначе есть вероятность потерять ценные данные.
• Морально-психологический климат. Появление в коллективе “чужих” может вызывать вопросы и у постоянных сотрудников. Штатные работники иногда воспринимают аутстафферов как конкурентов или специалистов “второго сорта”, что не полезно для атмосферы. Если таких много, возникает разделение на “наших” и “временных”, что мешает командной сплоченности. Руководству надо быть чутким к этим моментам: объяснять, зачем привлекаются внешние силы, какова их роль, избегать дискриминации. Иначе могут быть конфликты, снижается общий командный дух.

Взвешивая плюсы и минусы, следует исходить из конкретных целей компании. Аутстаффинг отлично работает для снижения бюрократии и гибкого управления рабочей силой, но несет определенные риски с точки зрения сплоченности команды и правовых нюансов. Выбор партнеров и продуманное управление помогают нивелировать большинство минусов. Однако, если у вас высокотехнологичный бизнес, где важна внутренная экспертиза и конфиденциальность, возможно, постоянный штат ценнее и надежнее, чем временные сотрудники. В конечном счете, решение об использовании аутстаффинга должно приниматься после тщательного анализа: перекрывают ли преимущества потенциальные недостатки в вашей ситуации.

Кто может оказывать услугу аутстаффинга

Услуги аутстаффинга на российском рынке предоставляют специализированные организации, но не любая компания может законно заниматься “арендой персонала”. Здесь важно знать, кто имеет право выступать аутстаффером и на что обратить внимание при выборе такого партнера.

Согласно законодательству, оказывать услуги по предоставлению персонала могут только аккредитованные частные агентства занятости или другие юридические лица, получившие специальное разрешение. Это значит, что фирма-друг, просто решившая вам “одолжить” своих работников без нужного статуса, действовать не вправе – такой аутстаффинг будет незаконным. Аккредитацию выдает Роструд (Федеральная служба по труду и занятости) на основании определенных требований. Критерии для таких фирм мы упоминали: уставный капитал не менее 1 млн руб., штат квалифицированных сотрудников по кадровому делу, опыт работы. Реестр аккредитованных организаций публикуется открыто, и каждый может проверить, есть ли данный кандидат в списке разрешенных.

Помимо частных компаний занятости, право предоставлять персонал имеют некоторые аутсорсинговые компании для своих же сотрудников. Но в таком случае между подрядчиком и его сотрудниками сохраняются прямые трудовые отношения + подрядчик сам выполняет функции контроля. Это скорее аутсорсинг с элементом аутстаффинга. Классический же вариант – именно через кадрового посредника.

Следовательно, круг легальных провайдеров аутстаффинга ограничен. Теперь о том, как среди них выбрать лучшего.

Как выбрать компанию по аутстаффингу

Выбор надежного аутстаффера – критически важен. От этого зависит, будет ли ваш аутстаффинг безопасным и эффективным. Вот рекомендации и критерии, на которые стоит обратить внимание при поиске партнера:

• Наличие государственной аккредитации. Обязательно проверьте, что у агентства есть действующая аккредитация на предоставление труда работников. Запросите копию свидетельства или изучите реестр на сайте Роструда. Без аккредитации компания не имеет права заключать договоры аутстаффинга и устраивать к себе специалистов для передачи. Если вам предлагают обойтись без лицензии – сразу отказывайтесь от такого партнера.
• Репутация и опыт работы. Узнайте, сколько лет компания на рынке кадровых услуг, почитайте отзывы, попросите список клиентов или рекомендации. Желательно, чтобы стаж был не менее года-двух непрерывной деятельности в сфере подбора персонала или аутстаффинга. Сырые, недавно созданные фирмы могут не знать всех нюансов или, хуже, оказаться однодневками. Ищите устойчивую компанию с хорошей репутацией, у которой нет историй с судебными исками от сотрудников или налоговых проблем.
• Прозрачность ведения дел. Надежный аутстаффер работает открыто: официально трудоустраивает сотрудников, платит за них налоги вовремя, ведет понятный учет. Вы можете проверить косвенные признаки: попросить показать шаблон трудового договора, убедиться, что в нем соблюдены гарантии работникам. Хорошая компания никогда не оформляет специалистов как самозанятых или по гражданско-правовым договорам вместо трудовых, если они идут работать на постоянку – такие схемы незаконны. Если же вам открыто предлагают “сэкономить” и оформить персонал как ИП или самозанятых – от сотрудничества лучше воздержаться (велика вероятность, что это скоро прикроют, и ваша компания пострадает).
• Финансовая и юридическая чистота. Проверьте, нет ли у фирмы задолженностей по налогам, не находится ли она в процессе ликвидации. Это можно сделать по ИНН через открытые базы ФНС. Также полезно взглянуть на уставный капитал: по закону минимум 1 млн руб., у солидных компаний обычно больше. Наличие реального офиса, сайта, адекватных менеджеров – все это признаки, что компания настоящая. Если же “агентство” состоит из одного человека с мобильным и почтовым ящиком, высок риск, что это посредник без ресурсов.
• Условия и содержание договора. Перед выбором попросите у потенциального партнера проект договора аутстаффинга (договора предоставления персонала). Посмотрите, что он из себя представляет: прописаны ли все важные пункты – права/обязанности сторон, порядок замены сотрудников, ответственность за нарушение, кто именно платит налоги и как, как учитывается рабочее время. Хорошо, если агентство готово адаптировать договор под требования. Если договор кажется вам слишком общим или, наоборот, запутанным – покажите юристу. Партнер, уверенный в своих услугах, не станет скрывать условия и всегда четко объясняет, как все будет работать на практике.
• Стоимость услуг и прозрачность расчетов. Сравните ценовые предложения. Слишком низкая цена должна насторожить – демпинг зачастую означает, что где-то экономят. Слишком высокая – тоже вопрос, за что берут такую маржу. Оптимально выбрать по соотношению цены и репутации. Уточните, что входит в комиссию: обычно это ведение кадров, расчет и выплата зарплаты, налоги, заменяемость и т.д. Убедитесь, что не будет скрытых платежей. Некоторые могут брать отдельную плату за замену сотрудника или за срочный поиск – уточните эти моменты заранее.
• Качество сервиса и дополнительная поддержка. Как отмечают эксперты, хороший аутстаффер – это не просто “продажа специалистов”, а полноценная услуга. Обратите внимание, предлагает ли компания помощь в адаптации персонала, контроле их дисциплины, обучение под ваши стандарты. Некоторые агентства идут дальше: выделяют своего аккаунт-менеджера, который курирует ваш проект, поддерживает связь, быстро решает вопросы с персоналом. Такой подход лучше, чем когда вам просто дают контакт работника и больше не участвуют. На стадии выбора задайте вопросы: “Что вы делаете, если работник конфликтует?”, “Как происходит замена?”, “Помогаете ли вы вести табель учета рабочего времени?” – и оцените, насколько профессиональны и подробны ответы.
• Важный критерий – интуитивное доверие. После общения с представителями у вас должно сложиться впечатление, что люди компетентны, понимают законодательство, честно говорят о границах ответственности. Если что-то смущает – лучше рассмотреть другие варианты.

Кто платит налоги за аутстаффинговый персонал

При использовании аутстаффинга вопрос налогов решается проще для заказчика: все налоги и обязательные взносы за сотрудников платит компания-аутстаффер, поскольку юридически она является работодателем. Это одно из ключевых различий данной схемы найма.

Практически это выглядит так: в сумме, которую выставляют вам за услуги, уже заложены налоги на фонд оплаты труда – НДФЛ (подоходный налог с зарплаты сотрудников), страховые взносы в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, ФОМС. Аутстаффер начисляет зарплату, удерживает с нее 13% НДФЛ и перечисляет в бюджет. Также сверху начисляет ~30% страховых взносов и платит их в государственные внебюджетные фонды. Вы, как заказчик, этих расчётов не делаете – для вас сумма налога скрыта внутри счета. Ваше дело – оплатить выставленный счет целиком.

По окончании года аутстаффер подает за своих сотрудников всю необходимую отчетность (2-НДФЛ, персонифицированные сведения в фонды и т.п.). Фактически налогоплательщиком и страховательным работодателем выступает аутстаффер. Сотрудники также юридически числятся у него, поэтому если кто-то запросит справку 2-НДФЛ или сведения о трудовом стаже, они пойдут к агентству.

Для заказчика это удобно: нет риска ошибиться с расчетами налогов, пропустить срок платежа или получить пеню. Все фискальные обязательства перед государством несет подрядчик. Более того, услуга аутстаффинга облагается НДС как обычная услуга (если компания на ОСНО), и вы этот НДС можете принять к вычету (уменьшить свои платежи по НДС). Зарплату своим работникам вы на НДС не уменьшите, а оплату счета контрагента – можете, что тоже иногда плюс.

Конечно, деньги на уплату налогов исходят из кармана заказчика в конечном счете, потому что агентство заложит все свои затраты в цену. Но важна именно передача обязанности: не вы, а оно отвечает перед налоговой за правильность и полноту. Поэтому при выборе партнера убедитесь, что у компании нет долгов по налогам. Если агентство внезапно не перечислит НДФЛ за сотрудников, пострадают они – у специалистов будет недоплата в бюджет, и это может всплыть. То же с взносами: неперечисленные взносы – это перебои с пособиями и пенсиями работников в будущем. Так что порядочность и платежная дисциплина аутстаффера критически важны. Надежная компания исправно платит налоги, и у вас и ваших арендованных сотрудников не будет поводов для беспокойства.

Резюмируя: налоги, взносы и зарплату аутстаффинговому персоналу платит агентство, а вы платите ему вознаграждение за услугу. Для вас это удобно – меньше функций и рисков. Но убедитесь, что партнер действительно выполняет свои налоговые обязанности, ведь репутация вашей компании тоже может пострадать, если всплывет, что ваши работники “серо” получали деньги через прокладку.

Кто и как составляет договор аутстаффинга

Договор аутстаффинга – основной документ, определяющий отношения между вашей компанией (заказчиком) и агентством (исполнителем). От того, насколько грамотно и подробно он составлен, зависит успех сотрудничества и ваша юридическая защищенность. Поэтому к заключению договора нужно подойти внимательно.

Кто готовит договор? Как правило, типовой проект договора предлагает сама аутстаффинговая компания. У нее обычно есть наработанный шаблон, куда вносятся конкретные условия под клиента. Вам не запрещено предложить свой вариант, но если у вас нет такого опыта, лучше взять за основу форму исполнителя и доработать ее по договоренности. В идеале договор проходит согласование юристами обеих сторон, чтобы учесть интересы и соблюсти закон.

Основные разделы договора. Документ обычно включает следующие ключевые пункты:

• Предмет договора. Описывается, что компания предоставляет персонал для выполнения определенных работ у заказчика. Тут важно указать, что работники выполняют функции в интересах, под контролем и управлением заказчика, а аутстаффер остается их работодателем. Эта формулировка следует из ТК и подчеркивает, что речь идет об аутстаффинге.
• Категории и количество персонала. Перечисляются должности или специализации сотрудников, их количество. Можно составить приложение со списком сотрудников, если они уже известны поименно. Если известны ФИО и квалификация каждого – хорошо это зафиксировать. Если предполагается переменный состав, можно ограничиться должностями и максимальным количеством.
• Срок предоставления персонала. Прописывается, на какой срок заключен договор и/или на какой период предоставляются работники. Например: “с 1 августа по 31 декабря 2025 года” или “до выполнения проекта X, но не более 9 месяцев” (помним ограничение ТК – временно до 9 мес, если больше, лучше оформить перерыв или ротацию). Также указываются основания для досрочного расторжения: по соглашению сторон, в случае нарушений, форс-мажора и т.д.
• Порядок замены и отзыва сотрудников. Очень важный раздел. Тут следует оговорить, что если работник не подходит или нарушает дисциплину, заказчик вправе потребовать его замены в определенный срок (скажем, 5 рабочих дней). Также агентство может отозвать работника при определенных условиях. Все эти случаи нужно предусмотреть, чтобы не было неожиданностей – вдруг аутстаффер решит забрать человека посреди проекта, или, наоборот, тянет с заменой проблемного сотрудника. Чем четче эти моменты прописаны, тем лучше.
• Условия труда и техника безопасности. В договоре отражается, что заказчик обеспечивает условия работы, соблюдение правил охраны труда на своем объекте, предоставляет инструмент, спецодежду, рабочее место. А агентство обязано ознакомить работников с правилами и обеспечить, чтобы они соблюдали дисциплину. Обычно тут же отмечают, что заказчик проводит вводные инструктажи по технике безопасности, а агентство несет ответственность за страхование сотрудников от несчастных случаев (если такое страхование требуется).
• Оплата услуг. Детально расписывается, как рассчитывается стоимость услуги аутстаффинга. Например: “ежемесячно агентство направляет отчет, где указаны отработанные часы каждого работника; на основании этого выставляется счет: оплата труда (ставка * часы) + единая комиссия агентства X%”. Либо фиксированная сумма в месяц за весь персонал. Указывается, включает ли сумма налоги и НДС. Прописываются сроки оплаты – например, в течение 5 дней с момента выставления счета. А также ответственность за просрочку платежей (пени).
• Ответственность сторон. Этот раздел защищает обе стороны. Агентство отвечает, что все работники оформлены по закону, имеют необходимые разрешения (актуально для иностранцев), и несет ответственность за соблюдение трудовых прав (выплата зарплаты вовремя и пр.). Заказчик может нести ответственность, скажем, за травмы работника из-за несоблюдения техники безопасности на своей территории – логично это оговорить. Также важно указать, что в случае признания отношений трудовыми (не дай бог, проверка усмотрела незаконный заемный труд), обязанности по оформлению работников переходят к заказчику – такие вещи тоже иногда включают, чтобы зафиксировать порядок действий.
• Дополнительные условия. Сюда можно отнести конфиденциальность (чтобы агентство не разглашало вашу информацию, а вы – их ноу-хау). Разрешение споров – обычно в претензионном порядке, потом в суд по подсудности (чаще всего по месту ответчика). Форс-мажор – стандартно. И условие о том, что заказчик вправе заключить с каждым работником свое соглашение о неразглашении или о коммерческой тайне, и агентство обязуется этому не препятствовать – полезный пункт для вашей безопасности.

Кто подписывает договор? С обоих сторон его подписывают уполномоченные лица – директора компаний или доверенные представители. Иногда договор трехсторонний (включает работника как третью сторону), но это редкость; обычно все отношения с работником – на стороне агентства, а вы его отдельно можете лишь инструктировать.

После подписания и, если нужно, обмена оригиналами, договор вступает в силу, и на его основе вы начинаете работать.

В завершение: составление договора аутстаффинга – совместная задача, но инициатива обычно за агентством. Можно вносить правки, если стандартный текст вас не устраивает. Особенно настаивайте на включении всех пунктов, важных для вашей специфики – будь то требования к квалификации, режиму работы (ночные смены оплачиваются по особому тарифу – это тоже надо учесть), или усиленные меры безопасности. Хороший партнер всегда открыт к обсуждению условий, ведь обе стороны заинтересованы в ясности и надежности договора. Помните, договорами регулируются даже нестандартные ситуации, и лучше их предвидеть на берегу, чем потом спорить без написанных правил.

Чем различаются аутстаффинг и аутсорсинг

Понятия аутстаффинг и аутсорсинг созвучны и оба связаны с привлечением сторонних ресурсов, но по сути это разные модели сотрудничества. Очень важно понимать разницу, чтобы правильно выбрать инструмент под нужды бизнеса. Вот ключевые отличия аутстаффинга от аутсорсинга:

• Суть услуги: при аутсорсинге компания передает внешний подрядчику целый бизнес-процесс или функцию. Например, аутсорсинг бухгалтерии – это когда сторонняя фирма полностью ведет бухгалтерский учет компании; или аутсорсинг клининга – внешняя организация отвечает за уборку помещений. Аутстаффинг же не подразумевает передачу функции: он дает вам специалистов, которые включаются во внутренние процессы. Работники-аутстафферы выполняют задачи как ваши сотрудники, просто оформлены в другом месте. То есть, аутсорсинг – это “сделайте нам работу”, а аутстаффинг – “дадим вам сотрудников”.
• Управление персоналом: при аутсорсинге управление лежит на исполнителе. Вы ставите подрядчику задачу, а он сам набирает команду, сам ею руководит, и вы взаимодействуете с менеджером проекта, не указывая напрямую программистам, что делать. В аутстаффинге управление остается у заказчика. Арендованные сотрудники фактически включаются в вашу структуру подчинения: вы им ставите задачи, контролируете ежедневную работу, интегрируете в свои команды. По трудовому распорядку они подчиняются вам, просто зарплату и оформление – у аутстаффер.
• Ответственность за результат: при аутсорсинге ответственность несет исполнитель (подрядная организация). Вы оцениваете результат или качество оказанной услуги. Если он неудовлетворителен, вы предъявляете претензии фирме-исполнителю, а не к отдельным работникам – внутренние вопросы она решает сама. В случае аутстаффинга за результат работы по сути отвечаете вы сами, ведь работники интегрированы в ваш процесс и действуют под вашим руководством. Агентство отвечает только за административные вещи (выплата зарплаты вовремя, замена по просьбе), но не за то, насколько хорошо выполнен проект – это уже ваша зона ответственности, как и со штатными сотрудниками.
• Правовое регулирование: аутсорсинг оформляется гражданско-правовым договором оказания услуг или подряда. Тут действует Гражданский кодекс: одна сторона оказывает услугу, другая платит за нее. Трудовые отношения с персоналом исполнителя вы не вступаете. Аутстаффинг тоже базируется на договоре между компаниями, но дополнительно подпадает под регулирование трудового права (статьи ТК о предоставлении персонала). По сути, аутстаффинг – трехсторонняя конструкция: трудовые отношения “сотрудник – агентство” + гражданско-правовые “агентство – заказчик”. В аутсорсинге же с вашей стороны отношения только с подрядчиком, вам не важно, кто именно у него работает, вам важен результат.

Примеры для наглядности:

• Аутсорсинг: Вы поручаете уборку офиса клининговой компании. У вас договор на оказание услуг уборки, приезжает команда уборщиков со своим бригадиром, они сами знают что делать, используют свои средства, по окончании вы просто принимаете работу. Вам не важно, сколько человек они привлекли, кто у них в штате – вы платите за чистый офис.
• Аутстаффинг: Вы берете через агентство уборщицу, которая каждый день приходит в ваш офис и выполняет обязанности по вашему расписанию, под вашим контролем. Вы ей говорите, что помыть, когда, она как часть вашего штата, просто официально оформлена на другую фирму. Если она не качественно помыла, вы ей делаете замечание непосредственно (как своему работнику), а не выносите претензию в адрес фирмы.

Аутсорсинг обычно применяют для второстепенных функций, результат которых легко отделить от основного бизнеса. Это может быть IT-аутсорсинг (техподдержку компьютеров ведет сторонняя фирма), юридическое обслуживание, клининг, кейтеринг, охрана и т.д. Аутстаффинг используют, когда нужны люди для основного процесса или проекта, но нет желания/возможности нанимать их в штат. Например, разработчики программного обеспечения: если это ваш профиль, вы захотите контролировать процесс разработки сами (поэтому берете специалистов через аутстафф), а если IT не ваш профиль, но надо разово сделать сайт – проще отдать аутсорсинговому веб-агентству под ключ.

Главное различие в том, кто управляет персоналом и что получаете – услугу или работников. Аутсорсинг – это передача задач на сторону и контроль за результатом, аутстаффинг – это привлечение сотрудников под свой контроль и участие в процессе. Каждый способ имеет свое место. Кстати, их можно и комбинировать: часть функций отдать на аутсорс, а для других взять специалистов в аренду.

Что выбрать: аутстаффинг или аутсорсинг

Решение между аутстаффингом и аутсорсингом зависит от конкретной потребности бизнеса. Чтобы понять, что лучше выбрать именно вам, ответьте на несколько вопросов о вашей ситуации:

• Насколько критичен процесс, который вы хотите закрыть? Если это ядро вашего бизнеса, то обычно хочется сохранить контроль внутри. Например, компания-разработчик ПО скорее выберет аутстаффинг дополнительных программистов, чтобы они работали по ее методологии и под ее руководством, нежели отдаст ключевой проект на сторону. Если же процесс вспомогательный или разовый, и нет смысла тратить свое время на управление им, тогда аутсорсинг подходит лучше. Например, бухгалтерию или уборку логично отдать на аутсорсинг, потому что это не профильный процесс и понятно, что нужно на выходе.
• Есть ли у вас компетенции для управления персоналом в этой сфере? Аутстаффинг подразумевает, что вы сами будете руководить привлеченными людьми. Если у вас внутри нет экспертизы, чтобы ставить задачи и оценивать работу этих специалистов, аутстаффинг может не дать результата. Вы решили запустить контекстную рекламу и взяли через аутстаффинг маркетолога, но ни у кого в компании нет опыта в digital-маркетинге – вы не поймете, что он делает правильно, а что нет. В такой ситуации эффективнее нанять аутсорсинговое агентство, которое само знает, как лучше. Аутсорсинг хорош там, где требуется экспертное ведение процесса подрядчиком. Аутстаффинг – там, где вы и сами хорошо разбираетесь в работе, просто рук не хватает.
• Что важнее: гибкость или гарантия результата? Аутстаффинг дает гибкость – вы можете оперативно менять задания, перераспределять специалистов, по ходу корректировать объемы. Но результат во многом зависит от вашего управления. Аутсорсинг дает вам определенную гарантию конечного продукта (закрепленную договором, SLA и т.д.): если результат плох, вы можете требовать исправления или компенсации. Однако вы меньше влияете на сам процесс по ходу. Если вы готовы сами рулить и нести ответственность – берите аутстафф. Если предпочитаете получить готовое решение под ключ, и пусть подрядчик думает, как – лучше аутсорсинг.
• Вопрос конфиденциальности и безопасности. Иногда выбирать приходится исходя из вопросов безопасности данных или технологий. В аутсорсинге задействованы чужие сотрудники, находящиеся вне вашего контроля, что повышает риски утечки информации. В аутстаффинге люди хоть и внешние, но сидят у вас, и вы можете контролировать их доступ, подписывать NDA и следить за соблюдением. Если нужно сохранить строгую конфиденциальность (проект в R&D, коммерческая тайна), чаще предпочтут аутстаффинг с проверенными кадрами, чем отдавать на сторону. Если же никаких критичных секретов в процессе нет – аутсорсинг вполне может быть безвредным.
• Финансовый аспект и длительность. Сравните стоимость: аутсорсинг обычно работает по фиксированной цене или по тарифам за объем работы, аутстаффинг – это зарплаты + комиссия, и при долгом использовании может выйти дешевле (ведь подрядчик в аутсорсинге закладывает маржу повыше, компенсируя риски). Для краткосрочных задач часто выгоднее аутсорсинг – например, разовый проект сделали и расстались. Для длительной эксплуатации (скажем, постоянная функция, но вы не хотите штат) аутстаффинг может быть экономичнее, т.к. комиссии обычно умеренные по сравнению с маржой аутсорсинга. Посчитайте, что будет стоить в вашем случае 6 месяцев работы команды из 5 человек через аутстафф vs. контракт “под ключ” у подрядчика. Цифры могут склонить выбор.

В некоторых случаях все очевидно:

• Нужны просто рабочие руки под нашим руководством – значит, аутстаффинг.
• Нужен результат, но сами делать не умеем или некогда – тогда аутсорсинг.

И учтите, что эти модели не взаимоисключающие. Можно начать с аутсорсинга, а потом перейти на аутстафф (к примеру, когда убедились, что хотите собственную команду). Или держать часть задачи на аутсорсе, а часть специалистов брать в аренду. В управлении персоналом не бывает одного рецепта на все случаи.

Итак, выбирайте, исходя из контролируемости процесса, наличия экспертизы, важности результата и экономических расчетов. Если вам нужен контроль и интеграция – берите аутстаффинг. Если нужен самостоятельный подрядчик с готовым решением – берите аутсорсинг. В любом случае, четко формулируйте свои цели и ожидаемый результат, тогда решение придет само собой.

Ошибки при внедрении аутстаффинга

Несмотря на все преимущества аутстаффинга, неправильное внедрение этой модели может свести на нет ожидаемую выгоду и даже навредить компании. Многие организации совершают типичные ошибки. Чтобы этого избежать, важно знать о возможных промахах и понимать, как действовать грамотно.

Грамотное использование аутстаффинга: как избежать ошибок

Вот список распространенных ошибок при внедрении аутстаффинга и рекомендации, как их предотвратить:

• Ошибка 1: Выбор случайной или неаккредитованной компании. Порой компания спешит закрыть кадровую проблему и обращается к первому попавшемуся подрядчику, не проверив его статус. Результат – сотрудничество с фирмой без аккредитации или мошенниками. Как избежать: Всегда проводите due diligence при выборе аутстаффера. Не поленитесь убедиться в лицензиях, узнать отзывы. Помните, что с ненадежным аутстаффером вы рискуете получить проблемы с законом и срывы в работе. Лучшая практика – отбирать из нескольких вариантов, сравнивать и принимать обдуманное решение.
• Ошибка 2: Пренебрежение юридической экспертизой договора. Некоторые компании подписывают типовой договор, не вникая в детали, или, хуже, вообще работают без письменного договора “на доверии”. Это крайне опасно. Без четкого контракта вы не сможете защитить себя, если что-то пойдет не так. Как избежать: Обязательно составьте и подпишите подробный договор. Привлеките юриста на стадии подготовки документа – пусть проверит, что договор соответствует ТК РФ (учтены временный характер, права работников, нет условий, противоречащих закону). Особое внимание – вопросам ответственности и замены персонала. Письменное соглашение – ваш щит в спорных ситуациях.
• Ошибка 3: Полная передача контроля без установления правил. Иногда заказчик, радуясь избавлению от кадровых забот, вообще отпускает ситуацию: дескать, агентство само все решит, а мы только платим счета. В итоге могут возникать нестыковки – работники не знают, кто их непосредственный шеф, дисциплина плывет, или аутстаффер вмешивается в управление персоналом на месте. Как избежать: Необходимо четко распределить роли с самого начала. Внутри компании назначьте ответственного за взаимодействие с аутстафферами (руководителя отдела, где они работают). Объясните агентству, что вопросы ежедневного управления – за вами, а вопросы трудовых отношений – за ними. Установите канал связи: регулярные отчеты, встречи, чтобы все были синхронизированы. То есть сохраняйте контроль над процессом работы привлеченных сотрудников, но в рамках договора.
• Ошибка 4: Аренда слишком малого количества персонала без расчета выгоды. Одна-две внештатные единицы зачастую не дают ощутимого эффекта, а возни добавляют. Компания может разочароваться: “Ну, вывели секретаря за штат – и что? Экономии почти нет, только счета платить”. Как избежать: Анализируйте экономический смысл перед внедрением. Если у вас действительно небольшая команда, может, и не стоит городить аутстаффинг ради одного человека – проще им напрямую управлять. Эффективнее, когда выводится значимая часть персонала или весь дополнительный набор при росте. Например, решите вывести хотя бы целый отдел (скажем, 10 технических специалистов) – тогда почувствуете разницу в налогах и администрации. Или если задача разовая – берите сразу нужное число специалистов, не бойтесь масштабировать, это и окупится.
• Ошибка 5: Игнорирование этапа адаптации и интеграции. Нередко думают: арендованные сотрудники сами во всем разберутся, пусть работают. Без должного введения такие работники могут долго входить в курс дела или работать неэффективно. Как избежать: Отнеситесь к внештатникам почти как к своим новичкам. Проводите вводный инструктаж не только по безопасности, но и по основным бизнес-процессам, принятым в компании правилам, используемым инструментам. Назначьте наставника из числа штатных, кто поможет им первое время. Включайте их во внутренние совещания, чаты (в рамках разумного). Если людям комфортно, они быстрее начнут приносить пользу. Помните, что их лояльность тоже важно сформировать, пусть и краткосрочную.
• Ошибка 6: Нарушение трудовых прав работников. Иногда заказчики считают, что раз эти сотрудники “не наши”, то можно к ним относиться менее тщательно: задерживать предоставление работы, не обеспечивать безопасность должным образом или требовать сверхурочного труда без учета. Это ошибочный и опасный подход – человек-то реальный и защищен ТК через аутстаффера. Если компания добросовестная, она за своего сотрудника вступится, а проверяющие органы поддержат. Как избежать: Соблюдайте трудовое законодательство в отношении привлеченных работников так же, как и для штатных. Нормальная продолжительность рабочего дня, перерывы, выходные, доплаты за переработки – все должно быть, как положено. Лучше сразу согласовать с аутстаффером график и условия: если нужны ночные смены или работа в праздники, оформите это. Не создавайте ситуации, где люди будут жаловаться (в том числе на вас, хоть вы и не их работодатель прямой).
• Ошибка 7: Попытка замаскировать постоянную работу под временную. По закону аутстаффинг – вещь временная. Иногда компании годами держат одних и тех же специалистов. Формально продляют договора, но фактически это постоянная должность. Это может быть расценено как уход от оформления. Как избежать: Если потребность стала постоянной, честнее и правильнее рассмотреть перевод специалиста в штат или хотя бы ротацию (заменить одним другим через какое-то время, если хотите сохранить аутстафф). Так вы снизите риск, что трудовые инспекторы признают отношения постоянными и нарушающими принцип временности. Всегда имейте аргументацию, почему данный персонал у вас нештатно и почему именно столько времени.
• Ошибка 8: Недооценка мнения штатного HR или юриста. Бывает, решение о выводе персонала принимает руководство, не посоветовавшись с кадровиками и юротделом. В итоге упускаются нюансы: например, не рассчитали нагрузку на оставшихся HR (им все равно надо взаимодействовать, готовить табели), или не учли, что часть сотрудников по закону нельзя выводить. Как избежать: Проводите внутренние консультации перед внедрением. Согласуйте план с директором по персоналу: кого вывести, как это отразится на мотивации, нет ли альтернатив. Подключите юриста: пусть проверит законность по конкретным категориям работников. Комплексный взгляд убережет от неверных шагов.

В итоге главная рекомендация: внедряйте аутстаффинг продуманно, с учетом всех деталей. Сделайте небольшое планирование проекта “вывод сотрудников за штат”: кто, когда, через кого, какие документы, как информируем сотрудников (кстати, об этом тоже: не забудьте объяснить самим сотрудникам, что меняется только юридически, а работать они будут как прежде – чтобы не потеряли мотивацию или не испугались). Контролируйте процесс внедрения, назначьте ответственного, соберите обратную связь через пару месяцев: работает ли схема, все ли довольны.

Если же ошибка все-таки случилась и вы ощутили негативный эффект (скажем, конфликт с компанией-аутстаффером или работники начали уволняться) – не бойтесь скорректировать подход. Возможно, стоит сменить подрядчика или вернуть часть специалистов в штат, если модель не зашла. Гибкость важна и здесь.

В заключение, аутстаффинг – полезный инструмент, но обращаться с ним нужно умело. Избегая перечисленных ошибок, вы значительно повысите шансы на успешное и безопасное использование этой современной HR-технологии.