Аутсорсинг – это делегирование компанией не относящихся к основному виду ее деятельности бизнес-процессов, организации, которая работает в данной сфере. Слово «аутсорсинг» (outsourcing), позаимствованное из английского языка, произошло от трех слов: внешний (outer), источник (source), использование (using). То есть на русский язык outsourcing можно дословно перевести как использование внешнего источника.
Отличительные черты аутсорсинга
На практике аутсорсинг выглядит так: компания, которая хочет сосредоточиться на основном виде деятельности, не отвлекаясь на решение второстепенных бизнес-задач, заключает договор с аутсорсером – организацией, которая полностью берет на себя выполнение доверенной ей задачи. Сфера деятельности, являющаяся непрофильной для заказчика, является основной для организации, предоставляющей аутсорсинговые услуги.
Обязанности между заказчиком и исполнителем четко распределены. Аутсорсер юридически независим от компании, но экономически вовлечен в ее хозяйственный процесс.
Аутсорсинговые услуги не следует путать с технической или сервисной поддержкой и выполнением различных работ внешними исполнителями. Также не относятся к аутсорсингу фриланс, представляющий собой метод трудоустройства (обычно без заключения договора), и дропшиппинг, являющийся посреднической схемой, при которой продавец реализует чужие товары, получая за это процент.
Важная особенность аутсорсинга – это долговременный характер взаимоотношений между компаниями. Заказчик и исполнитель заключают официальный договор на предоставление аутсорсинговых услуг, срок которого составляет год и больше.
Какие бизнес-процессы делегируют аутсорсеру
Отказ от самостоятельного выполнения второстепенных функций позволяет компании сконцентрировать все ресурсы на продвижении профильного направления, что обеспечивает повышение эффективности деятельности предприятия.
К второстепенным бизнес-процессам, которые чаще всего делегируют аутсорсерам, относятся:
- Ведение бухгалтерского и налогового учета;
- Правовое сопровождение деятельности;
- Клининг;
- Call-центр;
- Начисление заработной платы;
- Обслуживание вычислительной и оргтехники;
- Разработка программного обеспечения;
- Работа с кадрами и подбор персонала;
- Организация питания;
- Проведение инвентаризаций;
- Обеспечение охраны;
- Проектирование;
- Создание рекламы;
- Перевозка сотрудников и транспортные процессы;
- Выпуск продукции (для непроизводственных компаний);
- Логистика и прочие.
Делегировать аутсортеру можно не только второстепенные бизнес-задачи, но и процессы, связанные с основной деятельностью компании. Привлечение аутсорсиновых организаций для решения первостепенных бизнес-задач в России не так распространен, как аутсорсинг непрофильных направлений деятельности, но постепенно набирает обороты. Практика показывает, что передача основных направлений деятельности квалифицированным аутсорсерам является оправданной и обеспечивает выгоду, так как позволяет компании сконцентрироваться на развитии маркетинга, увеличении объема продаж, улучшении качества, разработке и внедрении в производство новых видов продукции.
Схему аутсорсинга активно использует американский IT-гигант Apple, являющийся ведущим производителем смартфонов и компьютерной техники. Все комплектующие для iPhone, а также сборка смартфонов производится сторонними компаниями, большинство из которых находятся в Китае.
Виды аутсорсинга
Договор аутсорсинга может предусматривать предоставление заказчику различных видов услуг. В зависимости от предмета договора различают:
- Аутсорсинг персонала, позволяющий решить кадровые проблемы заказчика. Наиболее часто компании делегируют аутсорсерам функции, связанные с подбором и наймом сотрудников. Чаще всего компании заинтересованы в аутсорсинге сотрудников следующих специальностей:
- Грузчики;
- Работники торгового зала;
- Упаковщики;
- Строители;
- Складские работники;
- Работники производственных подразделений.
Одной из разновидностей аутсорсинга трудовых ресурсов является аутстаффинг или лизинг персонала. Все работники, предоставляемые в распоряжение заказчика, числятся в штате аутсорсера, который берет на себя все расходы, связанные с выплатой заработной платы, покупкой спецодежды, повышением квалификации, прохождением диспансеризации и прочее. Если сторонний сотрудник заболел или уволился, его место сразу же займет другой специалист, что позволит избежать задержек, влияющих на производительность и эффективность труда.
Аутстаффинг позволяет заказчику избежать трудовых споров, связанных с увольнением и нарушением дисциплины. При этом, сторонние сотрудники будут выполнять возложенные на них функции, подчиняться управленческим решениям и соблюдать трудовой распорядок, установленный на предприятии.
- Аутсорсинг услуг, позволяющий оптимизировать штат компании за счет исключения из него обслуживающего персонала и специалистов, отвечающих за выполнение непрофильных бизнес-процессов. Наиболее востребованным является аутсорсинг юридических, бухгалтерских, охранных, транспортных, логистических, клининговых, кейтеренговых и IT-услуг.
Благодаря договору аутсорсинга, заказчик избавляет себя от необходимости тратить ресурсы на подбор персонала, выплату заработной платы и уплату налогов на зарплату, организацию рабочего места и прочее. Аутсорсинг услуг особенно выгоден для небольших компаний, объем работы в которых недостаточен для полной занятости специалиста.
- Аутсорсинг управления проектами или внешнее управление заключается в привлечении квалифицированных специалистов в сфере менеджмента, которые отличаются высоким профессионализмом и обладают прогрессивным мышлением. Главная задача аутсорсинга управления – наладить эффективную работу предприятия и организовать систему контроля, что позволит повысить эффективность проекта и снизить уровень риска. Использование внешнего управления дает возможность инвесторам быстро и относительно безопасно запускать крупные инвестиционные проекты.
- Производственный аутсорсинг – это привлечение сторонних организаций для выполнения отдельных производственных процессов или выпуска готовой продукции. Компания может делегировать подрядчику:
- Обработку сырья;
- Производство комплектующих;
- Сборку готовой продукции;
- Выпуск продукции «под ключ».
Чаще всего предприятия нанимают подрядчиков для выполнения работ на определенных этапах выпуска продукции. Полный перевод производственного процесса на аутсорсинг проводится тогда, когда у предприятия отсутствуют необходимые мощности.
Кто может предоставлять аутсорсинговые услуги
Договор аутсорсинга может быть заключен с юридическим или физическим лицом, сфера деятельности которого совпадает с бизнес-процессом, который хочет делегировать заказчик. К примеру, подбор персонала является профильным только для кадровых агентств, тогда как правовое сопровождение бизнеса могут предоставить как работающие на себя юристы, так и юридические фирмы, имеющие большой штат сотрудников.
Чтобы минимизировать риск неполучения услуг, заключать договор аутсорсинга рекомендуется с организациями, обеспечивающими взаимозаменяемость сотрудников.
Как оплачивается аутсорсинг
Существует несколько схем оплаты услуг аутсорсеров:
- Оплата за выполненный объем работ. Многие компании предлагают клиентам различные тарифные планы с ежемесячной оплатой, которые включают определенный перечень услуг или предусматривают получение любых услуг на выбор клиента на определенную сумму. Например, тарифный пакет на правовое обслуживание «Минимальный» стоимостью 10 тысяч рублей, предлагаемый одной из юридических фирм, позволяет получить ежемесячно правовых услуг на сумму 20 тысяч рублей. Расчет стоимости полученных услуг производится на основании прайс-листа юридической фирмы. Требуемый объем работ, а также размер оплаты прописывают в контракте.
- Почасовая оплата. Схема оплаты не учитывает объем выполненной работы, а предусматривает выплату вознаграждения за время, потраченное на выполнение делегированного заказчиком бизнес-процесса. Данный вид расчетов обычно используют при аутсорсинге персонала.
- Оплата реально отработанного времени. Используется в ситуациях, когда заранее не удается определить, сколько времени потребуется на выполнение задания. В частности, такой способ оплаты используется при юридическом сопровождении клиентов в суде. Даже если между компанией и юридической фирмой заключен договор аутсорсинга, предусматривающий правовое сопровождение, оплачиваемое исходя из выполненного объема работ, оплата сопровождения в суде чаще всего оговаривается отдельно, так как судебное разбирательство может занять очень много времени.
Преимущества аутсорсинга
Делегирование бизнес-процессов сторонним исполнителям позволяет представителям бизнеса:
- Сфокусировать все внимание на приоритетных бизнес-процессах, не отвлекаясь на решение второстепенных задач;
- Получить результат от бизнес-процесса, не управляя им;
- Получать услуги высокого качества от работников, обладающих высокой квалификацией и опытом;
- Повысить эффективность основной деятельности компании;
- Получить ожидаемый результат, минимизировав риск нарушения сроков и невыполнения требований;
- Сэкономить средства на зарплату штатных сотрудников;
- Сократить затраты на кадровое делопроизводство;
- Избежать споров и разбирательств с персоналом;
- Оптимизировать налогообложение за счет включения затрат на аутсорсинг в расчет налогооблагаемой прибыли и сокращения начислений на фонд оплаты труда;
- Сохранить юридический статус компании (передача бизнес-процессов подрядчикам позволяет избежать расширения штата и утраты статуса субъекта малого предпринимательства);
- Оплачивать только результат (штатный сотрудник может получать зарплату и просиживать время на работе, тогда как аутстафер получает деньги за конкретный результат труда).
Недостатки аутсорсинга
Аутсорсинг имеет не только плюсы, но и минусы:
- Отсутствие контроля со стороны заказчика за исполнением делегированного бизнес-процесса;
- Риск некачественного выполнения поставленной задачи из-за того, что реальное качество услуг аутсорсера можно оценить лишь по факту их выполнения;
- Риск утечки конфиденциальной информации, так как участником бизнес-процесса компании становится сторонняя организация;
- Зависимость от внешних исполнителей и утрата корпоративного единства компании;
- Риск банкротства аутсорсинговой компании, из-за чего выполнение делегированного процесса будет сорвано;
- Риск непонимания аутсорсером корпоративного стиля компании;
- Риск простоев и задержек из-за невозможности моментально получить услугу (к примеру, при возникновении необходимости штатный мастер может незамедлительно приступить к ремонту вышедшей из строя техники, тогда как при делегировании процесса ремонта техники аутсорсинговой компании придется ждать, когда сторонний мастер приедет, чтобы приступить к ремонту);
- Отсутствие развитой законодательной базы, регулирующей взаимоотношения между заказчиками и аутсорсерами.
Несмотря на наличие недостатков, плюсы аутсорсинга перекрывают минусы, о чем свидетельствует стабильное увеличение объема аутсорсинговых операций.
По прогнозам исследовательской компании ReportLinker, объем аутсорсинговых операций будет ежегодно увеличиваться на 5-6% и к 2025 году достигнет 114 миллиардов долларов.
Инструкция для новичков
Первый шаг на пути к использованию ресурсов сторонних организаций, это анализ собственной деятельности. Необходимо внимательно изучить все бизнес-процессы и решить, какой из них можно доверить аутсорсеру. Следует учесть все риски и определить, насколько они являются оправданными. Также следует составить смету расходов на выполнение выбранного бизнес-процесса своими силами.
Далее нужно изучить рынок аутсорсинговых услуг, проанализировав все доступные предложения. Ориентироваться только на стоимость услуг не желательно. Следует обязательно выяснить репутацию аутсорсеров, длительность их присутствия на рынке и ознакомиться с отзывами реальных клиентов.
Сравните сумму расходов на самостоятельное выполнение бизнес-процесса со стоимостью аутсорсинговых услуг. Не стоит принимать самое дешевое предложение. Постарайтесь найти аутсорсера, который предложит оптимальное соотношение цены и качества.
Выбрав аутсорсера, приступайте к заключению договора. Но, не спешите подписывать договор, не показав его грамотному юристу. Учитывая, что в России отсутствует законодательная база, регулирующая деятельность в сфере аутсорсинга, договор будет единственным документом, который в случае необходимости обеспечит правовую защиту и поможет отстоять свои права. В договоре должны быть четко и в полном объеме прописаны права и обязанности каждой стороны, а также ответственность за невыполнение или некачественное выполнение взятых на себя обязательств.